Yrket som administrativ assistent (även kallat chefsassistent, VD-assistent eller chefssekreterare) kräver att du kan arbeta självständigt och periodvis även i högt tempo. Du måste vara väldigt välorganiserad och har bra kommunikations- och nätverksfärdigheter. Chefsassistentens viktigaste uppgift är att hjälpa och stötta sin chef med olika administrativa uppgifter samt samordna och driva egna projekt. Eftersom det är ganska hård konkurrens om jobben är det viktig att du presenterar dig på rätt sätt! Med den här skrivguiden och våra exempel och mallar hjälper vi dig!
Administrativ assistent – Exempel på personligt brev
2024-12-10
Bästa Karl-Erik Josefsson,
Jag har sparat in många miljoner och oräkneliga arbetsdagar åt mina arbetsgivare inom byggbranschen genom att upptäcka misstag, lösa problem och reparera sprickor i förhållanden. Få byggprojekt löper helt problemfritt, men ofta är det den administrativa assistentens jobb att se till att arbetet går på räls (igen). Om man alltid gör sitt bästa för att ha översikt och förstår allt som händer kan man vara till enormt stor nytta för en chef som ofta är för upptagen för att hålla koll på, eller ens se, detaljerna.
Om man vill vara en ovärderlig administrativ assisten inom byggbranschen gäller det att engagera sig i mycket mer än arbetsscheman, mötesplanering och fakturahantering På Bengts Bygge arbetade jag tillsammans med upphandlingsteamet och lyckades spara in drygt 25 miljoner kronor genom att dra ned på onödiga utgifter, jag samordnade insatserna med säljteamet vilket ledde till fyrtiofem nya företagskunder och skötte logistiken för mer än 250 medarbetare och entreprenörer.
Självklart satt jag också med i vår skybox vid varje ishockeymatch. Goda relationer är nyckeln till att ta hem fler affärer, men ännu viktigare när saker inte går helt enligt plan.
Jag hoppas kunna upprepa (och förbättra) följande prestationer tillsammans med dig och ditt team på Skanska:
- Samordna personalens uppgifter och förbättra mätvärdena
- Prioritera kundkommunikationen
- Introducera nya CRM-system
Jag har en ärlig och rak stil och kommer alltid att sträva efter förbättringar när jag ser att det behövs. Jag är inte rädd för att utmana folk, men det är också viktigt att tänka först och handla sedan. Jag strävar efter att skapa mervärde åt min chef.
Jag har många fler exempel på hur mitt arbete som administrativ assisten har gjort stor skillnad för min arbetsgivare och vill gärna diskutera dem med dig.
Med vänliga hälsningar,
Camilla Hök
Avsnitt som ett personligt brev åt en administrativ assistent bör innehålla
På cvkungen.se finns mängder av exempelbrev och skrivguider - en expertresurs för arbetssökande inom alla branscher och i alla skeden av karriären. I den här artikeln, med specifika exempel, kommer vi att presentera hur man väljer bäst format, vilka avsnitt som ska ingå och hur man maximerar effekten av varje avsnitt. Vi kommer också med olika tips och förklarar vilka misstag man bör undvika.
Ett personligt brev åt en administrativ assistent erbjuder stor frihet när det gäller tonfall och innehåll, men det bör ha samma grundläggande indelning som alla andra yrken:
- Rubrik. Börja med att ange dina kontaktuppgifter och datum på ett prydligt sätt.
- Hälsningsfras. Här får du chansen att skapa lite personlig kontakt. Tilltala personalchefen eller rekryteraren med namn – det visar att du har gjort din research.
- Inledning. Fånga läsarens uppmärksamhet genom att presentera dig själv på ett tilltalande sätt och visa upp din entusiasm för tjänsten.
- Brödtext. Det här avsnittet ska vara hjärtat i din berättelse. Dyk ner i relevanta erfarenheter, färdigheter och prestationer. Visa hur de stämmer överens med de behov, krav och värderingar som anges i jobbeskrivningen.
- Sammanfattning. Avrunda ditt brev genom att sammanfatta dina kvalifikationer och upprepa ditt intresse för tjänsten. Glöm inte att ta med en ”call for action”, dvs en uppmaning till handling.
- Underskrift. Avsluta med en standardhälsning och ditt namn.
Sikta på ett kortfattat, överskådligt personligt brev som inte bara listar dina färdigheter utan också väver in dem i en fängslande berättelse som matchar jobbeskrivningen. Du kan hitta designtips och råd om tonfall och innehåll i vår omfattande guide om hur man skriver ett personligt brev.
Behöver du mer inspiration? Ta en titt på några andra personliga brev inom liknande branscher:
Inledning i ett personligt brev åt en administrativ assistent
Inledningen i ditt personliga brev är jätteviktig. Kommer rekryteraren fortsätta läsa eller lägga ifrån sig brevet direkt? Det är värt att anstränga sig lite extra för att skapa en relevant och intressant inledning.
Oavsett vilken typ av jobb du söker, så står det i platsannonsen vilka kunskaper och erfarenheter som arbetsgivaren förväntar sig. Använd dem som utgångspunkt för vad du ska ta med i ditt personliga brev. Om du matchar det som står i jobbannonsen med din egen kompetens och erfarenhet, kommer rekryteraren snabbt att inse att du är en lämplig kandidat.
Använd en överskådlig indelning, proffsigt utformad layout och verktyg som har testats av personalchefer och ansökningshanteringssystem (ATS).
Använd old-school textredigeringsprogram som är tidsödande och ofta oförenliga med arbetsgivarens programvara.
Bästa Karl-Erik Josefsson,
Jag har sparat in många miljoner och oräkneliga arbetsdagar åt mina arbetsgivare inom byggbranschen genom att upptäcka misstag, lösa problem och reparera sprickor i förhållanden. Få byggprojekt löper helt problemfritt, men ofta är det den administrativa assistentens jobb att se till att arbetet går på räls (igen). Om man alltid gör sitt bästa för att ha översikt och förstår allt som händer kan man vara till enormt stor nytta för en chef som ofta är för upptagen för att hålla koll på, eller ens se, detaljerna.
Att vara noga med detaljer är en självklarhet för alla chefssekreterare, så det bör inte vara något problem för dig att få med alla väsentliga kontaktuppgifter i ditt personliga brev. Kontaktuppgifterna ska finnas med både i cv:t och det personliga brevet. Man vet aldrig när en rekryterare får för sig att kalla dig på intervju, och då är det viktigt att hen har all nödvändig informationen till hands.
Skriva brödtexten i ett personligt brev åt en administrativ assistent
Efter rubriken, hälsningsfrasen och inledningen kommer den så kallade brödtexten. Se till att följa en tydlig struktur när du skriver:
- Lyft fram dina färdigheter och erfarenheter.
- Visa varför just du är en perfekt kandidat för tjänsten och organisationen/företaget.
- Skapa en imponerande sammanfattning.
- Avsluta med en övertygande uppmaning som gör rekryteraren angelägen att kontakta dig.
Målet med avsnittet är att visa att du har rätt kompetenser och fallenhet för att passa på det specifika företaget och för tjänsten. Personkemi spelar givetvis en roll för en chefsassistent, så försök gärna lägga till en personlig touch. Det är riskabelt att försöka gissa vad en viss chef kan vara på jakt efter, men om du är uppriktig angående dig själv och dina motiv så är chansen stor att det blir en ”perfect match”.
Varför just du är lämplig för tjänsten (färdigheter & erfarenhet)
I brödtexten visar du hur utomordentligt kvalificerad du är för jobbet. Det gör du genom att accentuera färdigheter och erfarenhet.
- Om du har flera års erfarenhet inom branschen, börja med att lyfta fram det.
- I ditt cv presenterar du dina tidigare jobb med en punktlista, men i ditt personliga brev får du chansen att komplettera och fördjupa. Till exempel genom att berätta en personlig historia om ett komplicerat uppdrag.
- Var specifik om dina jobbrelaterade bedrifter och använd fakta och siffror när du kan.
- Om du nyligen har avslutat din utbildning och har mycket lite arbetslivserfarenhet, fokusera på praktikplatser eller (relevant) ideellt arbete.
- Betona prestationer under din utbildning.
- Visa gärna upp passion, engagemang och (yrkes)ambitioner.
Överlista ATS. Ett “applicant tracking system” är ett effektivt mjukvaruprogram som scannar, sorterar och rankar ansökningshandlingar. Hur ska man göra för att slippa hamna i papperskorgen direkt? Granska platsannonserna mycket noggrant och försök använda samma ordval när du beskriver dina yrkeskvalifikationer. Uppmärksamma också språket som används i platsannonsen och försök använda samma stil i ditt cv och brev.
Se till att det personliga brevet matchar tjänsten
Det är jätteviktigt att du skräddarsyr ditt personliga brev. Lusläs jobbannonsen, googla företaget eller organisationen och kanske även din blivande chef. Anpassa texten efter den specifika tjänsten. Se till att du matchar kraven och förväntningarna i beskrivningen och fokusera på relevanta starka sidor.
Ta även med saker som visar att du har läst på om arbetsgivaren. Har företaget/organisationen t.ex. en speciell inriktning eller vision? Fokuserar man på hållbarhet? Vill man kanske bryta loss företaget från en hierarkisk struktur? Satsa på jämlikhet? Ge gärna exempel på hur dina värderingar och erfarenheter stämmer överens med dessa aspekter, och visa att du inte bara passar för jobbet utan också inom teamet vad det gäller värderingar och “feeling”.
Om man vill vara en ovärderlig administrativ assisten inom byggbranschen gäller det att engagera sig i mycket mer än arbetsscheman, mötesplanering och fakturahantering På Bengts Bygge arbetade jag tillsammans med upphandlingsteamet och lyckades spara in drygt 25 miljoner kronor genom att dra ned på onödiga utgifter, jag samordnade insatserna med säljteamet vilket ledde till fyrtiofem nya företagskunder och skötte logistiken för mer än 250 medarbetare och entreprenörer.
Självklart satt jag också med i vår skybox vid varje ishockeymatch. Goda relationer är nyckeln till att ta hem fler affärer, men ännu viktigare när saker inte går helt enligt plan.
Jag hoppas kunna upprepa (och förbättra) följande prestationer tillsammans med dig och ditt team på Skanska:
- Samordna personalens uppgifter och förbättra mätvärdena
- Prioritera kundkommunikationen
- Introducera nya CRM-system
Jag har en ärlig och rak stil och kommer alltid att sträva efter förbättringar när jag ser att det behövs. Jag är inte rädd för att utmana folk, men det är också viktigt att tänka först och handla sedan. Jag strävar efter att skapa mervärde åt min chef.
Inom vissa branscher är rekommendationer lika viktiga (eller viktigare) än betyg. Lär dig mer om hur man skriver eller ber om ett rekommendationsbrev.
Sammanfattning och call-to-action
Ett personligt brev ska inte vara för långt. Försök avsluta med en positiv och respektfull sammanfattning och gärna en “call to action”, dvs en uppmaning till handling. Visa även upp din entusiasm för tjänsten. Avrunda med en standardfras som "Med vänlig(a) hälsning(ar)" och ditt namn.
Jag har många fler exempel på hur mitt arbete som administrativ assisten har gjort stor skillnad för min arbetsgivare och vill gärna diskutera dem med dig.
Med vänliga hälsningar,
Camilla Hök
Nyckelbudskap
- Ett välskrivet personligt brev sammanfattar dina relevanta färdigheter, erfarenheter och passion för området.
- I varje avsnitt, från inledningen till avslutningen, visar du upp dina unika starka sidor och din entusiasm för tjänsten.
- Chefssekreterare är noggranna, uppmärksamma och tjänstvilliga. De ställer upp för sina chefer i vått och torrt. Visa att du är hjälpsam, men också initiativrik och inger förtroende.
- Saknar du direkt erfarenhet? Fokusera på dina överförbara färdigheter och viljan att utvecklas.
Cvkungen förenklar skrivprocessen med proffsigt designade verktyg som hjälper dig att skapa ett personligt brev på bara några minuter! Som inspiration erbjuder vi också många yrkesspecifika exempel på personliga brev, skrivguider, anpassningsbara mallar och massor med praktiska råd.
