Se till att ditt personliga brev är välskrivet
Rubrik
Att vara noga med detaljer är en självklarhet för alla administrativa assistenter (även kallat chefssekreterare/vd-assistent), så det bör inte vara något problem för dig att få med alla väsentliga kontaktuppgifter i rubriken.
När du har fått till grunderna, kan du sedan fokusera på brevets huvudinnehåll. Kontaktuppgifterna ska finnas med både i cv:t och det personliga brevet. Man vet aldrig när en rekryterare får för sig att kalla dig på intervju, och då är det viktigt att hen har all nödvändig informationen till hands.
Hälsningsfras
Din hälsningsfras kommer antagligen bara innehålla ett par korta ord, men se till att det är rätt ord. Om kontaktpersonen anges i annonsen, se till att du adresserar brevet till hen. I ett formellt brev passar det antagligen bäst att skriva ”Bästa [för- och efternamn]”. Välj ”Hej,” bara om det gäller ett mycket informellt eller ungdomligt företag. Det kan hända att många olika personer kommer att läsa brevet, så var noggrann med att vara artig. Om du inte vet vem som kommer att läsa brevet ska du inte försöka gissa. Hellre lite för formell än att riskera att du kränker någon.
Bästa Karl-Erik,
Inledning
Det första avsnittet i ditt personliga brev ska på ett övertygande sätt beskriva varför du vill ha jobbet och varför just du är rätt person. Som vi berättat tidigare är det riskabelt att försöka gissa vad en viss chef kan vara på jakt efter, men om du är uppriktig angående dina motiv, så är chansen stor att det blir en ”perfect match”.
Rekryterare läser ofta först cv:t och sedan det personliga brevet, så se till att du tar med den viktigaste informationen i båda dokumenten. Det går bra att upprepa vissa från ditt cv. Men se till att du formulerar om texten. Om du har något som är värt att accentuera, gör det i början av ditt personliga brev.
Jag har sparat in många miljoner och oräkneliga arbetsdagar åt mina arbetsgivare inom byggbranschen genom att upptäcka misstag, lösa problem och reparera sprickor i förhållanden.
Få byggprojekt löper helt problemfritt, men ofta är det den administrativa assistentens jobb att se till att arbetet går på räls (igen).
Om man alltid gör sitt bästa för att ha översikt och förstå allt som händer kan man vara till enormt stor nytta för en chef som ofta är för upptagen för att hålla koll på, eller ens se, detaljerna.
Brödtext
I brödtexten visar du att dina tidigare erfarenheter matchar de framtida förväntningar som arbetsgivaren har. Även om du fortfarande är osäker på vilken typ av person som krävs för tjänsten, kan det inte vara så svårt att lista ut vad jobbet innebär. Läs mellan raderna och fundera på vad som kan förväntas av dig.
Brödtexten ger dig chansen att måla upp dina positiva sidor och kompetenser lite extra. Inledningen kanske innehåller ett adjektiv eller en fras som beskriver din personliga strategi, och sedan är brödtexten rätt plats för att plantera små frön till de saker du vill berätta mer om under anställningsintervjun.
Om man vill vara en ovärderlig administrativ assisten inom byggbranschen gäller det att engagera sig i mycket mer än arbetsscheman, mötesplanering och fakturahantering.
På Bengts Bygge arbetade jag tillsammans med upphandlingsteamet och lyckades spara in drygt 2,5 miljoner dollar genom att dra ned på onödiga utgifter, jag samordnade insatserna med säljteamet vilket ledde till fyrtiofem nya företagskunder och skötte logistiken för mer än 250 medarbetare och entreprenörer.
Självklart satt jag också med i vår skybox vid varje ishockeymatch. Goda relationer är nyckeln till att ta hem fler affärer, men ännu viktigare när saker inte går helt enligt plan.
Jag hoppas kunna upprepa (och förbättra) följande prestationer tillsammans med dig och ditt team på Skanska:
- Samordnade personalens uppgifter och förbättrade mätvärdena med 24 poäng.
- Prioriterade kundkommunikationen vilket ledde till en ökning 60 %.
- Introducerade ett nytt CRM-system - fördubblade vår marknadsföring.
Jag har en ärlig och rak stil och kommer alltid att sträva efter förbättringar när jag ser att det behövs. Jag är inte rädd för att utmana folk, men det är också viktigt att tänka först och handla sedan. Jag strävar efter att skapa mervärde åt min chef.
Sammanfattning och underskrift
När du nått avslutningen på ditt personliga brev har du förhoppningsvis förankrat en tanke i läsarens huvud: "den här personen kan göra mitt arbetsliv till en dröm."
Chefssekreterare eller vd-assistenter är noggranna, uppmärksamma och tjänstvilliga. De är sina chefers andra hand och ställer upp i vått och torrt. Det kan bra att nämna det i avslutningen. Visa att du är hjälpsam men också initiativrik och har förtroende.
Jag har många fler exempel på hur mitt arbete som administrativ assisten har gjort stor skillnad för min arbetsgivare och vill gärna diskutera dem med dig.
Med vänliga hälsningar,
Maja Martinsson
