Som sekreterare är du säkert van vid att skriva brev. Men det är inte alltid så enkelt att skriva ett personligt brev till en jobbansökan och framhäva sina egna prestationer på ett proffsigt sätt. Den här guiden för hur du skriver ett personligt brev innehåller råd och tips för du sammanställer ett personligt brev på bästa sätt. Denna guide och våra mallar och exempel ger dig alla verktyg du behöver för att sätta igång!
Sekreterare – exempel på personligt brev
Bästa Patrik Fransson,
Under de senaste fem åren har jag arbetat som skolsekreterare på en mångkulturell grundskola med 500 elever och det har varit ett utmanande, mångfacetterat och varierande arbete.
Arbetet på expeditionen har tidvis varit krävande och det har varit viktigt att snabbt kunna flytta fokus mellan olika arbetsuppgifter och situationer. Jag har haft en central roll i servicegruppen och representerat skolan utåt, ofta som elevers och vårdnadshavares första kontakt. Trots att pressen ofta varit hög har jag alltid strävat efter att behålla ett trevligt bemötande gentemot elever, besökare och personal, i alla lägen.
Jag söker nu tjänsten på Bredängsskolan eftersom jag väldigt gärna vill vara med och forma morgondagens Stockholm. Jag ser det som en positiv utmaning att arbeta på en skola med så stor andel elever med utländsk bakgrund och så många olika modersmål. Jag gillar att ni har höga ambitioner och presenterar er som en skola där varje elev får möjlighet att nå sin fulla potential.
För att uppnå det behövs kompetenta medarbetare och jag är övertygad om att jag med min erfarenhet kan bidra på ett positivt sätt. Till min kompetens som skolsekreterare hör:
- Vikarieanskaffning
- Elevregistrering i BER
- Modersmålshantering
- Skolpliktsbevakning
- Diarieföring och arkivering
- Övriga administrativa uppgifter som uppkommer
Jag har mycket god digital kompetens och erfarenhet av att arbeta självgående i stadens program (LISA, BER och Agresso) men också i Microsoft Office. Jag har förmåga att se helheten och tar egna initiativ. Som person är jag social, positiv och tålmodig.
Jag hoppas verkligen ni ger mig chansen att komma och presentera mig personligen.
Med vänlig hälsning,
Simon Berg
Avsnitt som ett personligt brev åt en sekreterare bör innehålla
I den här guiden kommer vi att gå igenom vilka avsnitt som ska ingå i ett personligt brev och ge exempel på hur de olika avsnitten kan se ut. Vi ger också tips på vad du ska tänka på när du skriver ett personligt brev.
Som sekreterare bör du ha med följande avsnitt i ditt personliga brev:
- Rubrik. Börja med att ange dina kontaktuppgifter och datum på ett prydligt sätt.
- Hälsningsfras. Här får du chansen att skapa lite personlig kontakt. Tilltala personalchefen eller rekryteraren med namn – det visar att du har gjort din research.
- Inledning. Fånga läsarens uppmärksamhet genom att presentera dig själv på ett tilltalande sätt och dela din entusiasm för tjänsten.
- Brödtext. Tänk på det här avsnittet som hjärtat i din berättelse. Dyk ner i relevanta erfarenheter, färdigheter och prestationer. Visa hur de stämmer överens med behoven, kraven och värderingarna för tjänsten och låt dem ge färg åt din professionella berättelse.
- Sammanfattning. Avrunda din historia genom att sammanfatta dina kvalifikationer och upprepa ditt intresse för tjänsten. Glöm inte att ta med en ”call-to-action”, dvs en uppmaning till handling.
- Underskrift. Avsluta med en standard hälsningsfras och ditt namn.
Platsannonsen innehåller information om vilken kompetens som arbetsgivaren vill se hos en sökande som är kvalificerad för jobbet. Använd det som utgångspunkt och matcha det som står i jobbannonsen med dina egna färdigheter och erfarenheter.
Vår allmänna guide om hur man skriver ett personligt brev innehåller fler råd och tips.
Behöver du mer inspiration? Ta en titt på några personliga brev inom liknande branscher:
Inledning i ett personligt brev åt en sekreterare
Målet med inledningen är att fånga läsarens uppmärksamhet och få honom eller henne att fortsätta läsa. Du kan till exempel berätta något intressant om dig själv eller ta med intressanta fakta. Inledningen behöver inte vara lång, det räcker med en eller två meningar. Se bara till att innehållet i inledningen skapar en naturlig övergång till resten av texten.
- Skriv kärnfullt och kortfattat
- Håll en proffsig ton
- Få till en naturlig övergång från inledningen till resten av texten
- Skriv en lång och omständlig inledning
- Var alltför familjär eller käck
- Skriv en inledning som saknar samband med resten av texten
Bästa Patrik Fransson,
Under de senaste fem åren har jag arbetat som skolsekreterare på en mångkulturell grundskola med 500 elever och det har varit ett utmanande, mångfacetterat och varierande arbete.
Skriva brödtexten i ett personligt brev åt en sekreterare
Målet med brödtexten är att lyfta fram dina färdigheter och erfarenheter och visa att du har den kompetens som krävs för jobbet du söker. Avsluta med en kärnfull sammanfattning och en ”call-to-action” som bjuder in rekryteraren till att ta kontakt med dig.
Vår blogg innehåller en massa intressanta artiklar, bland annat om hur man skriver ett cv.
Varför just du är lämplig för tjänsten (färdigheter och erfarenhet)
I brödtexten har du chansen att visa varför just du är den perfekta kandidaten för jobbet. Använd din erfarenhet från tidigare anställningar och ge relevanta exempel på din kompetens. Om du är ny på arbetsmarknaden och söker ditt första jobb kan du berätta om praktikplatser, ideellt arbete eller annan relevant erfarenhet.
- Om du har många års erfarenhet som sekreterare kan du börja med att betona det.
- Lyft fram dina kunskaper inom administrativt arbete. Om du har stått inför en specifik utmaning kan du beskriva hur du hanterade den.
- Ange specifik kompetens eller relevanta arbetsuppgifter som du har erfarenhet av.
- Framhäv din förmåga att samarbeta och bidra i ett team.
- Skriv kortfattat och kärnfullt.
- Lyft eventuellt fram relevanta intressen och yrkesambitioner.
Arbetsgivare är intresserade av både dina hårda färdigheter, det vill säga de specifika kunskaper som krävs för att kunna utföra jobbet, och dina mjuka färdigheter som exempelvis din förmåga att samarbeta och kommunicera. Försök att framhäva både dina hårda och mjuka färdigheter när du skriver ditt personliga brev.
Överlista ATS. Ett Applicant Tracking System är ett ansökningshanteringssystem som skannar cv:n och rangordnar dem efter hur många nyckeltermer de innehåller. För att ditt cv inte ska sorteras bort av ATS ska du läsa platsannonsen och jobbeskrivningen noggrant och försöka använda samma ordval och termer när du beskriver dina yrkeskvalifikationer.
Se till att det personliga brevet matchar tjänsten och företaget/organisationen
Anpassa alltid texten i det personliga brevet efter tjänsten du söker. Använd inte samma brev om och om igen i olika ansökningar, det kommer att märkas att du inte har lagt tid och engagemang på att din ansökan. Läs platsannonsen och jobbeskrivningen noga och försök hitta information om organisationen, till exempel på nätet.
Presentera dina kompetenser och erfarenheter så att de matchar kraven i jobbeskrivningen. Lyft fram kunskaper och färdigheter som visar att du är en lämplig kandidat för det specifika jobbet. Visa att dina värderingar stämmer överens med organisationens värderingar.
Visa också att du har läst på om den specifika arbetsplatsen och att du vet vilken typ av organisation och jobb det handlar om.
Arbetet på expeditionen har tidvis varit krävande och det har varit viktigt att snabbt kunna flytta fokus mellan olika arbetsuppgifter och situationer. Jag har haft en central roll i servicegruppen och representerat skolan utåt, ofta som elevers och vårdnadshavares första kontakt. Trots att pressen ofta varit hög har jag alltid strävat efter att behålla ett trevligt bemötande gentemot elever, besökare och personal, i alla lägen.
Jag söker nu tjänsten på Bredängsskolan eftersom jag väldigt gärna vill vara med och forma morgondagens Stockholm. Jag ser det som en positiv utmaning att arbeta på en skola med så stor andel elever med utländsk bakgrund och så många olika modersmål. Jag gillar att ni har höga ambitioner och presenterar er som en skola där varje elev får möjlighet att nå sin fulla potential.
För att uppnå det behövs kompetenta medarbetare och jag är övertygad om att jag med min erfarenhet kan bidra på ett positivt sätt. Till min kompetens som skolsekreterare hör:
- Vikarieanskaffning
- Elevregistrering i BER
- Modersmålshantering
- Skolpliktsbevakning
- Diarieföring och arkivering
- Övriga administrativa uppgifter som uppkommer
Jag har mycket god digital kompetens och erfarenhet av att arbeta självgående i stadens program (LISA, BER och Agresso) men också i Microsoft Office. Jag har förmåga att se helheten och tar egna initiativ. Som person är jag social, positiv och tålmodig.
Sammanfattning och call-to-action
Avrunda brevet i positiv anda med en mening som visar din entusiasm för jobbet. Lägg till en ”call-to-action”, det vill säga en uppmaning till handling, som bjuder in rekryteraren att ta kontakt. Om det finns utrymme kan du till och med lämna dina kontaktuppgifter en gång till i det här avsnittet. Avsluta brevet med en lämplig avskedsfras som "Vänliga hälsningar" och ditt namn.
Målet med detta avsnitt är att avrunda brevet på ett positivt och proffsigt sätt, och att visa rekryteraren att du gärna vill bli kontaktad av honom eller henne för att gå vidare i ansökningsprocessen. Formulera din call-to-action som en positiv uppmaning. Låt inte för arrogant utan visa att du är proffsig och entusiastisk.
Jag hoppas verkligen ni ger mig chansen att komma och presentera mig personligen.
Med vänlig hälsning,
Simon Berg
Nyckelbudskap
I ditt personliga brev har du möjlighet att lyfta fram din kompetens och relevanta erfarenheter som visar att du är en lämplig kandidat för jobbet. Använd nyckeltermer från jobbeskrivningen, skriv kortfattat och håll en professionell ton.
På Cvkungen hittar du massor av praktiska verktyg, råd och tips om hur du sammanställer ett proffsigt personligt brev, till exempel mallar och exempel på personliga brev.
Lycka till!
