Ett personligt brev åt en sekreterare
I de flesta fall bör ett personligt brev bestå av endast A4-sida och cirka 400 ord. Använd dig av den här indelningen:
- Rubrik
- Hälsningsfras
- Inledning
- Brödtext
- Sammanfattning och ”call to action”
- Avslutning
Anpassningsbart exempel på personligt brev
Bästa Patrik Fransson,
I fem år har jag tjänstgjort som skolsekreterare på en mångkulturell grundskola med 500 elever, ett utmanande, mångfacetterat och ombytligt arbete.
Arbetet på expeditionen har tidvis varit stressigt och krävt att man klarar avatt hålla många bollar i luften och snabbt kan flytta fokus. Jag har haft en central roll i servicegruppen och representerat skolan utåt, ofta som elevers och vårdnadshavares första kontakt. Trots att pressen ofta varit hög, har jag alltid strävat efter att behålla ett trevligt bemötande gentemot elever, besökare och personal. I alla lägen.
Jag söker nu tjänsten på Bredängsskolan då jag vill vara med och forma morgondagens Stockholm. En utmaning på en skola med så stor andel elever med utländsk bakgrund och så många olika modersmål. Jag gillar att ni har höga ambitioner och presenterar er som en skola där varje elev får möjlighet att nå toppen av sin potential.
För att uppnå det behövs kompetenta medarbetare och jag är övertygad om att jag med min erfarenhet kan bidra på ett positivt sätt. Till min kompetens som skolsekreterare hör:
- Vikarieanskaffning
- Elevregistrering i BER
- Modersmålshantering
- Skolpliktsbevakning
- Diarieföring och arkivering
Övriga administrativa uppgifter som uppkommer
Jag har mycket god digital kompetens och erfarenhet av att arbeta självgående i stadens program (LISA, BER och Agresso) men också i Microsoft Office. Jag har förmåga att se helheten och tar egna initiativ. Som person är jag social, positiv och tålmodig.
Jag hoppas verkligen ni ger mig chansen att komma och presentera mig personligen.
Med vänlig hälsning,
Simon Berg
Rubrik
Förr i tiden beställde företag hem buntar med extra fint brevpapper för sin affärskorrespondens. Pappret hade ett vackert tryckt brevhuvud - ett utrymme högst upp som innehöll företagets namn, adress, telefonnummer och kanske en logga i färg. Sekreteraren tog ett sådant pappersark, rullade ner det i skrivmaskinen och skrev brevet.
Idag, i elektronisk korrespondens, kallar vi brevhuvudet ”rubrik”. När du söker jobb och skriver ansökningsbrev bör det innehålla ditt namn, yrke, adress, telefonnummer och e-postadress.
Huvudsyftet med rubriken är att visa blivande arbetsgivare hur de kan ta kontakt med dig. Men den har också ett viktigt sekundärt syfte - att ge ditt brev lite stil så att det drar blickarna till sig.
Syftet med rubriken: Särskilj dig från andra kandidater genom att visa upp lite klass, känsla för detaljer och hög kvalitet.
Hälsningsfras
Det har alltid varit lite knepigt att börja ett formellt brev på svenska. Vi har inget jämförbart med engelskans ”Dear Sir”. ”Hej!” är numera den vanligaste hälsningsfrasen, även i formella brev.
Utropstecken är det vanligaste, men punkt kan vara lämpligt om du vill ge ett mer dämpat intryck. Om du trots allt vill vara lite formell, men samtidigt personlig, fungerar ”Bästa” följt av mottagarens för- och efternamn bra.
Om du råkar känna personen du skriver till kan det vara helt okej att tilltala hen med förnamn. Men kom ihåg att det ofta är fler personer inblandade i antagningsprocessen, och att du alltså kanske skriver till en hel grupp.
Om du är osäker kan du eventuellt använda en allmän, men vänlig fras som ”Bästa personalchef på <företagsnamn>" eller liknande.
Syftet med hälsningsfrasen: Syftet med hälsningsfrasen är att skapa direkt personlig kontakt med läsaren. Använd ett vänligt tonfall och mottagaren namn, om möjligt.
Bästa Patrik Fransson,
Inledning
Det första avsnittet ska starta motorn i ditt brev med ett rytande ”vrooom!” Använd ett provokativt, livligt språk när du identifierar jobbet du söker och förklarar varför du skulle vara en perfekt kandidat.
Var uppmärksam på ditt tonfall. Det får gärna vara energiskt och självsäkert, men aldrig arrogant eller familjärt. Använd djärva och informativa uttalanden om dig själv och anledningen till att du söker det specifika jobbet.
Syftet med inledningen: Väcka personalchefens eller rekryterares intresse med en självsäker, energisk ”förhandsvisning” av dina kvalifikationer som motiverar till vidare läsning.
I fem år har jag tjänstgjort som skolsekreterare på en mångkulturell grundskola med 500 elever, ett utmanande, mångfacetterat och ombytligt arbete.
Brödtext
De två eller tre centrala avsnitten i ditt personliga brev måste förklara varför du är en utmärkt kandidat för just den här tjänsten.
Brödtexten ska betona din arbetslivserfarenhet, utbildning, speciella färdigheter och andra kvalifikationer som är värda att nämna.
När du presenterar dina tidigare erfarenheter, försök vara så specifik som möjligt och använd fakta och siffror om det går. Berätta inte bara var du arbetade och när, utan beskriv dina viktigaste bedrifter på jobbet.
Syftet med brödtexten: Betona dina mest relevanta bedrifter i termer som går att relatera till och som leder till potentiella fördelar för den specifika arbetsgivaren.
Arbetet på expeditionen har tidvis varit stressigt och krävt att man klarar avatt hålla många bollar i luften och snabbt kan flytta fokus. Jag har haft en central roll i servicegruppen och representerat skolan utåt, ofta som elevers och vårdnadshavares första kontakt. Trots att pressen ofta varit hög, har jag alltid strävat efter att behålla ett trevligt bemötande gentemot elever, besökare och personal. I alla lägen.
Jag söker nu tjänsten på Bredängsskolan då jag vill vara med och forma morgondagens Stockholm. En utmaning på en skola med så stor andel elever med utländsk bakgrund och så många olika modersmål. Jag gillar att ni har höga ambitioner och presenterar er som en skola där varje elev får möjlighet att nå toppen av sin potential.
För att uppnå det behövs kompetenta medarbetare och jag är övertygad om att jag med min erfarenhet kan bidra på ett positivt sätt. Till min kompetens som skolsekreterare hör:
- Vikarieanskaffning
- Elevregistrering i BER
- Modersmålshantering
- Skolpliktsbevakning
- Diarieföring och arkivering
Övriga administrativa uppgifter som uppkommer
Jag har mycket god digital kompetens och erfarenhet av att arbeta självgående i stadens program (LISA, BER och Agresso) men också i Microsoft Office. Jag har förmåga att se helheten och tar egna initiativ. Som person är jag social, positiv och tålmodig.
Sammanfattning och ”call to action”
Avsluta med ett positivt, entusiastiskt tonfall och någon form av ”call to action”, dvs en ”uppmaning till handling”. Säg att du gärna kommer på intervju och fråga eventuellt om det går att ringa inom de närmaste veckorna för att följa upp.
Plantera ett litet tankefrö i mottagarens huvud: att hen bör ta tag i din ansökan och inte bara lägga brevet åt sidan. Visa att du inte bara slumpmässigt skickar ut cv:n, utan att du verkligen är intresserad av det specifika jobbet och att du är säker på att du skulle vara en utmärkt kandidat.
Syftet med sammanfattningen Avsluta med ett positivt, självsäkert tonfall och en uppmaning som förhoppningsvis leder till en anställningsintervju.
Avslutning
Avrunda med ”Vänliga hälsningar”, ett mellanrum och sedan ditt för- och efternamn. Om du vill kan du använda en digital signatur, men i elektronisk korrespondens är det inget måste.
Jag hoppas verkligen ni ger mig chansen att komma och presentera mig personligen.
Med vänlig hälsning,
Simon Berg
