Är du en kunnig, erfaren, social och serviceinriktad receptionist som drömmer om ett jobb på ett nytt företag med större karriärmöjligheter? Konkurrensen om sådana receptionistjobb är hård. För att få den typen av jobb räcker det inte bara med ett välskrivet cv. Du behöver också ett personligt brev som övertygar arbetsgivaren om att du har de rätta kunskaperna och den rätta personligheten för att klara av jobbet. Använd vår skrivguide som hjälp. CVkungen.se har en rad olika verktyg, exempel och mallar som assisterar dig på vägen.
Hej Mia Bergström,
De senaste tre åren har jag arbetat deltid som receptionist på ett stort kontor inom public relations. Arbetet har fått mig att förstå att varje kampanj måste börja med rätt ”feeling”. När någon kommer till vårt kontor är det min uppgift att se till att han eller hon inte distraheras av dubbelbokade mötesrum, felkopplade samtal eller en passiv inställning. Jag strävar så långt det är möjligt efter att främja kreativiteten genom att föra trevliga allmänna samtal eller ge en ärlig åsikt om den senaste marknadsföringskampanjen.
I mitt jobb bidrar jag till att låta idéerna flöda genom att ge proffsig och effektiv administrativ hjälp. Jag skriver 90 ord per minut, är van vid att vidarekoppla drygt 250 samtal per dag och att hälsa drygt 50 besökare välkomna, alltid med ett leende på läpparna.
I receptionen kan man få de mest oväntade frågor och kommentarer, men eftersom mitt mål är att jobba med PR på heltid försöker jag alltid ge det lilla extra:
- Organiserar boende och resor för press-resor (drygt 40 journalister på varje resa).
- Sammanställer dagliga pressklipp från 35 olika medier, förbereder kundpresentationer.
- Sköter redaktionella, konferens- och presskalendrar och uppdaterar databaser.
- Koordinerar medarbetarnas input för sociala medieplattformar och följer upp.
Besökare som kommer eller ringer till receptionen har högsta prioritet, men jag anser att en PR-receptionist kan erbjuda mer än så. Jag följer sedan länge Imagazines framgångar på sociala medier och känner ett speciellt band till företaget. Jag hoppas verkligen få chansen att komma på en intervju.
Med vänliga hälsningar,
Siri Sjölin
Vilka avsnitt ska ditt personliga brev som receptionist innehålla?
Vi har mängder av exempelbrev och guider på vår hemsida, perfekt för arbetssökande inom alla branscher och i alla skeden av karriären. I den här guiden, och tillhörande exempelbrev, kommer vi att ta upp hur man väljer bäst format, vilka avsnitt som ska ingå och hur man maximerar effekten av varje avsnitt. Vi kommer också med olika tips och förklarar vilka misstag man bör undvika.
Du som arbetar med kundtjänst bör ha följande avsnitt i ditt personliga brev:
-
Rubrik
Börja med att ange dina kontaktuppgifter och datum på ett prydligt sätt. -
Hälsningsfras
Här får du chansen att skapa en personlig kontakt. Tilltala personalchefen eller rekryteraren med namn – det visar att du har gjort din research. -
Inledning
Fånga läsarens uppmärksamhet genom att presentera dig själv och dela din entusiasm för tjänsten. -
Brödtext
Tänk på det här avsnittet som hjärtat i din berättelse. Dyk ner i relevanta erfarenheter, färdigheter och prestationer. Visa hur de stämmer överens med behoven, kraven och värderingarna för tjänsten och låt dem ge färg åt din professionella berättelse. -
Sammanfattning
Avrunda din historia genom att sammanfatta dina kvalifikationer och upprepa ditt intresse för tjänsten. Glöm inte att ta med en ”call for action”, dvs en uppmaning till handling. -
Underskrift
Avsluta med en formell hälsningsfras och ditt namn.
Kom ihåg att varje avsnitt av ditt personliga brev är en integrerad del av en sammanhållen berättelse om din professionella resa och passion för en yrket. Sikta på ett kortfattat, överskådligt personligt brev som inte bara listar dina färdigheter utan också väver in dem i en fängslande berättelse som matchar jobbeskrivningen. Du kan hitta designtips och råd om tonfall och innehåll i vår omfattande allmänna guide om att skriva personliga brev.
Inledning personligt brev åt en receptionist
Från skolor och sjukhus till juristbyråer och små företag – receptionister är ansiktet utåt för en rad olika organisationer. Receptionister hälsar gästerna välkomna, svarar i telefon och hjälper till med organisationens planering och interna verksamhet. Receptionister är inte bara stora tillgångar i företaget utan har också unika karriärmöjligheter, både inom administration och branschen som företaget är verksamt i. Så hur får du då in en fot i denna värld av möjligheter? Du behöver så klart ett välskrivet personligt brev.
Om du inte redan har skrivit ditt cv rekommenderar vi att du börjar med vår allmänna cv-guide, tillsammans med våra cv-exempel för receptionsjobb och anpassningsbara mallar. Sedan är det dags att sätta igång med det personliga brevet.
Beskriv färdigheter som är viktiga i rollen som receptionist, t.ex. att man är serviceinriktad, tålmodig, tillmötesgående och flexibel och kan anpassa sig i olika situationer
Ta upp alltför personliga saker som civilstånd, info om din familj, dina husdjur och hobbyer.
Skriva brödtexten i ett personligt brev åt en psykolog
Efter rubriken, hälsningsfrasen och inledningen kommer den så kallade brödtexten. Följ en tydlig struktur när du skriver:
- Lyft fram dina färdigheter och erfarenheter.
- Visa varför just du är en perfekt kandidat för tjänsten och företaget.
- Få till en imponerande sammanfattning.
- Avsluta med en övertygande uppmaning som gör rekryteraren angelägen om att kontakta dig.
Varför just du är lämplig för tjänsten (färdigheter & erfarenhet)
I brödtexten, det vill säga det mittersta avsnittet, ska du framhäva alla viktiga egenskaper som gör dig till den perfekta kandidaten för tjänsten och företaget/organisationen. Ditt mål är att bevisa att du har rätt utbildning, kompetens och erfarenhet. Här ska du visa hur utomordentligt kvalificerad du är för jobbet.
Erfarenhet: Om ditt viktigaste ”försäljningsargument” är många års erfarenhet inom branschen är det förstås det du ska accentuera.
Utbildning: Men om du är en nyutexaminerad, betona utbildningen och eventuella praktikplatser.
Fortbildning: Du kanske har gått en intern kurs för att lära dig mer om det specifika företaget.
Personlighet: Som receptionist måste du ha en välutvecklad förmåga att bemöta kunder och gäster på med olika behov och förväntningar. På ett proffsigt och vänligt sätt, förstås.
Se till att du överlistar ATS (Applicant Tracking System). ATS är ett automatiseringsverktyg som spar tid och möda åt arbetsgivaren. Programmet söker efter nyckelord i cv:t eller det personliga brevet som beskriver önskvärda kvalifikationer hos kandidaterna. Det skannar innehållet i ansökan på jakt efter passande nyckelord. Sedan rangordnas de efter hur många passande, eftertraktade nyckeltermer cv:t/brevet innehåller. De som får minst poäng kommer troligen att avvisas utan någon som helst mänsklig granskning, medan de som rankas bäst, hamnar högst upp i högen som personalchefen kommer att läsa. Lusläs alltså annonsen och markera ord som verkar viktiga. Se sedan till att du införlivar dem naturligt i ditt personliga brev.
Exempel: kundservice, serviceinriktad, tålmodig, tillmötesgående, flexibel, strukturerad, administrativa och organisatoriska arbetsuppgifter
Se till att det personliga brevet matchar tjänsten/företaget
Att skräddarsy ditt personliga brev är jätteviktigt. Lusläs jobbannonsen, googla företaget eller organisationen. Anpassa texten efter den specifika tjänsten. Se till att du matchar kraven och förväntningarna i beskrivningen och fokusera på dina starka sidor som kan vara till nytta för företaget och det specifika jobbet. Ge exempel på hur dina värderingar och erfarenheter stämmer överens med dessa aspekter, och visa att du inte bara passar för tjänsten utan också inom företaget, vad det gäller värderingar och “feeling”.
Ta även med saker som visar att du har läst på om företaget. Vad är företagets grundprinciper? Om ett företag på sin hemsida skriver att de har stort fokus på klimatet så ha med i din text att du brinner för miljön.
I mitt jobb bidrar jag till att låta idéerna flöda genom att ge proffsig och effektiv administrativ hjälp. Jag skriver 90 ord per minut, är van vid att vidarekoppla drygt 250 samtal per dag och att hälsa drygt 50 besökare välkomna, alltid med ett leende på läpparna.
I receptionen kan man få de mest oväntade frågor och kommentarer, men eftersom mitt mål är att jobba med PR på heltid försöker jag alltid ge det lilla extra:
- Organiserar boende och resor för press-resor (drygt 40 journalister på varje resa).
- Sammanställer dagliga pressklipp från 35 olika medier, förbereder kundpresentationer.
- Sköter redaktionella, konferens- och presskalendrar och uppdaterar databaser.
- Koordinerar medarbetarnas input för sociala medieplattformar och följer upp.
Besökare som kommer eller ringer till receptionen har högsta prioritet, men jag anser att en PR-receptionist kan erbjuda mer än så. Jag följer sedan länge Imagazines framgångar på sociala medier och känner ett speciellt band till företaget. Jag hoppas verkligen få chansen att komma på en intervju.
Sammanfattning och call-to-action
Du har gjort ett utmärkt jobb med att skapa starka argument för varför du förtjänar tjänsten, nu är det dags att avsluta brevet och skicka det. Det bästa sättet att avsluta med är en ”call-to-action”, det vill säga en uppmaning till handling. I denna mening visar du upp din passion och entusiasm för jobbet och på ett proffsigt sätt ber du personchefen att ta kontakt. Du kan till och med välja att lämna dina kontaktuppgifter en gång till i det här avsnittet. Avrunda med en standardfras som "Med vänlig(a) hälsning(ar)" och ditt namn.
Viktiga slutsatser
- Ett välskrivet personligt brev är en viktig del av en jobbansökan. Förbättra dina chanser genom att anpassa det efter varje bransch och ledig tjänst som du tänker söka.
- Även om ett personligt brev ger mycket utrymme åt din personliga kreativitet och stil ska du ändå följa den vanliga strukturen så att arbetsgivaren inte blir förvirrad.
- Som receptionist ska du ge ett proffsigt och serviceinriktat intryck i brevet genom att använda belysande fakta och siffror.
- En koncis men samtidigt fängslande historia kan bidra till att skapa empati hos läsaren och uppmuntra honom/henne att ge dig en chans.
- Layouten är det första som läsaren lägger märke till så var noga med att få den rätt. En professionell mall kan hjälpa dig med detta.
Nu är du redo att påbörja din karriärresa. Med ”byggaren” för personliga brev och mallarna för receptionistjobb på cvkungen.se kan du snabbt skapa ett proffsigt personligt brev.
