Att arbeta med kundtjänst är som att vara en livlina, en räddare i nöden. Från defekta produkter till bortglömda inloggningsuppgifter – kundtjänstmedarbetaren löser problemen och förenklar livet. Även om mycket inom kundtjänst gradvis automatiseras, behövs personer med god kommunikationsförmåga som kan hantera komplexa problem och erbjuda förstklassig service.
Om du inte redan har skrivit ett perfekt cv, så ska du börja med det. Ta en titt på vår guide med exempel på kundtjänstjobb, våra mallar och den allmänna cv-guiden. Sedan är det dags att skapa det perfekta personliga brevet som kompletterar din ansökan.
Hej Sverker Eriksson,
När jag arbetar med kunder försöker jag alltid se saker från deras perspektiv för att kunna uppfylla deras behov på bästa sätt. Kunderna som kommer till Hem&Bygg vill inte bara köpa saker, utan också få råd och svar på sina frågor. Kundservice inom den här branschen handlar inte bara om produkter, utan även om frågor och förslag på inredningslösningar. Med trettio års erfarenhet av att driva en järnhandel vet jag att kunderna lika ofta kommer tillbaka för att få råd som för att köpa något. Nu vill jag gärna hjälpa era kunder.
Ni har en företagskultur där det är viktigt att medarbetarna är goda lagspelare, ser till att rätt produkt hamnar hos rätt kund och alltid utstrålar energi och är entusiastiska. Ni behöver folk som kan lyssna, är redo att hjälpa och som kan sälja in produkterna.
Med 31 års erfarenhet inom detaljhandeln är jag en perfekt kandidat.
- Jag har personligen betjänat i genomsnitt 800 kunder i veckan i trettio år.
- Min man och jag byggde vårt hus med produkter från min butik, så jag har personlig erfarenhet av bygge och inredning.
- Kunderna litar på personal som har egen erfarenhet och delar med sig av den.
Kundservice har alltid varit min passion. Även om jag inte längre har energi att driva en egen butik ser jag fram emot att kunna fokusera på kunderna och lägga min energi på dem, istället för att distraheras av pappersarbete.
Jag ser fram emot att dela med mig av mina erfarenheter. Hoppas få komma på besök och presentera mig närmare. Jag skulle vara ett pålitligt och produktiv tillskott till ert kundserviceteam.
Vänliga hälsningar,
Astrid Ingberg
Avsnitt som ett personligt brev inom kundtjänst bör innehålla
Vi har mängder av exempelbrev och guider på vår hemsida - en expertresurs för arbetssökande inom alla branscher och i alla skeden av karriären. I den här guiden, och tillhörande exempelbrev, kommer vi att ta upp hur man väljer bäst format, vilka avsnitt som ska ingå och hur man maximerar effekten av varje avsnitt. Vi kommer också med olika tips och förklarar vilka misstag man bör undvika.
Du som arbetar med kundtjänst bör har följande avsnitt i ditt personliga brev:
-
Rubrik
Börja med att ange dina kontaktuppgifter och datum på ett prydligt sätt. -
Hälsningsfras.
Här får du chansen att skapa en personlig kontakt. Tilltala personalchefen eller rekryteraren med namn – det visar att du har gjort din research. -
Inledning
Fånga läsarens uppmärksamhet genom att presentera dig själv och dela din entusiasm för tjänsten. -
Brödtext
Tänk på det här avsnittet som hjärtat i din berättelse. Dyk ner i relevanta erfarenheter, färdigheter och prestationer. Visa hur de stämmer överens med behoven, kraven och värderingarna för tjänsten och låt dem ge färg åt din professionella berättelse. -
Sammanfattning
Avrunda din historia genom att sammanfatta dina kvalifikationer och upprepa ditt intresse för tjänsten. Glöm inte att ta med en ”call for action”, dvs en uppmaning till handling. -
Underskrift
Avsluta med en formell hälsningsfras och ditt namn.
Kom ihåg att varje avsnitt av ditt personliga brev är en integrerad del av en sammanhållen berättelse om din professionella resa och passion för en yrket. Sikta på ett kortfattat, överskådligt personligt brev som inte bara listar dina färdigheter utan också väver in dem i en fängslande berättelse som matchar jobbeskrivningen. Du kan hitta designtips och råd om tonfall och innehåll i vår omfattande allmänna guide om att skriva personliga brev.
Inledning i ett personligt brev inom kundtjänst
Arbete inom kundtjänst innebär ofta en fast tjänst, t.ex. på ett callcenter eller på ett företags huvudkontor. En sådan tjänst kan vara ett fantastiskt utgångsläge för olika karriärer, till exempel inom försäljning eller marknadsföring. Så hur får du då in en fot i denna värld av möjligheter? Du behöver så klart ett välskrivet personligt brev.
Bästa Sverker Eriksson,
När jag arbetar med kunder försöker jag alltid se saker från deras perspektiv för att kunna uppfylla deras behov på bästa sätt. Kunderna som kommer till Hem&Bygg vill inte bara köpa saker, utan också få råd och svar på sina frågor. Kundservice inom den här branschen handlar inte bara om produkter, utan även om frågor och förslag på inredningslösningar. Med tio års erfarenhet av att driva en järnhandel vet jag att kunderna lika ofta kommer tillbaka för att få råd som för att köpa något.
Hej, Jag heter Kalle och jag är intresserad av jobbet som kundtjänstmedarbetare på Hem&Bygg. Jag har tio års tidigare erfarenhet inom branschen och jobbet skulle passa mig perfekt.
Skriva brödtexten i ett personligt brev inom kundservice
Efter rubriken, hälsningsfrasen och inledningen kommer den så kallade brödtexten. Följ en tydlig struktur när du skriver:
- Lyft fram dina färdigheter och erfarenheter
- Visa varför just du är en perfekt kandidat för tjänsten och företaget.
- Få till en imponerande sammanfattning.
- Avsluta med en övertygande uppmaning som gör rekryteraren angelägen om att kontakta dig.
Din lämplighet för rollen (färdigheter & erfarenhet)
I huvudavsnittet, den så kallade brödtexten, visar du hur utomordentligt kvalificerad du är för jobbet.
Erfarenhet. Om du har flera års erfarenhet inom branschen, börja med att lyfta fram det. I ditt cv presenterar du förstås dina tidigare jobb och du gör det med en punktlista.
Komplettera. I ditt personliga brev däremot får du chansen att komplettera och utöka, till exempel genom att berätta en historia om en utmaning du stod inför och hur du hanterade den.
Bedrifter. Var specifik om dina jobbrelaterade bedrifter och använd fakta och siffror när du kan.
Utbildning. Om du nyss har avslutat din utbildning och har mycket lite arbetslivserfarenhet, berätta om praktikplatser eller volontärarbete som du gjort.
Engagemang. Betona eventuella prestationer under din utbildning och ditt engagemang.
Färdigheter. Ta också upp specifika färdigheter, talanger, passioner och yrkesambitioner.
För att visa upp dina kompetenser kan du använda ”STAR-metoden” för att accentuera alla dina anmärkningsvärda bedrifter. Förklara först Situationen och uppgiften (Task) kort och avslöja sedan den åtgärd (Action) du vidtog och det positiva resultat det ledde till. Som kundtjänstmedarbetare har du förmodligen många sådana upplevelser att välja mellan, så se till att välja en allmän utmaning som du hanterade exceptionellt bra eller en särskilt svår situation som eventuellt också kan uppstå på det nya företaget.
Se till att det personliga brevet matchar tjänsten/företaget
Att skräddarsy ditt personliga brev är jätteviktigt. Lusläs jobbannonsen, googla företaget eller organisationen. Anpassa texten efter den specifika tjänsten. Se till att du matchar kraven och förväntningarna i beskrivningen och fokusera på dina starka sidor som kan vara till nytta för företaget och det specifika jobbet. Ge exempel på hur dina värderingar och erfarenheter stämmer överens med dessa aspekter, och visa att du inte bara passar för tjänsten utan också inom företaget, vad det gäller värderingar och “feeling”.
Ta även med saker som visar att du har läst på om företaget. Vad är företagets grundprinciper? Om ett företag på sin hemsida skriver att de har stort fokus på klimatet så ha med i din text att du brinner för miljön.
Ni har en företagskultur där det är viktigt att medarbetarna är goda lagspelare, ser till att rätt produkt hamnar hos rätt kund och alltid utstrålar energi och är entusiastiska. Ni behöver folk som kan lyssna, är redo att hjälpa och som kan sälja in produkterna.
Med 31 års erfarenhet inom detaljhandeln är jag en perfekt kandidat.
- Jag har personligen betjänat i genomsnitt 800 kunder i veckan i trettio år.
- Min man och jag byggde vårt hus med produkter från min butik, så jag har personlig erfarenhet av bygge och inredning.
- Kunderna litar på personal som har egen erfarenhet och delar med sig av den.
Kundservice har alltid varit min passion. Även om jag inte längre har energi att driva en egen butik ser jag fram emot att kunna fokusera på kunderna och lägga min energi på dem, istället för att distraheras av pappersarbete.
Sammanfattning och call-to-action
Du har gjort ett utmärkt jobb med att skapa starka argument för varför du förtjänar tjänsten, nu är det dags att avsluta brevet och skicka det. Det bästa sättet att avsluta med är en ”call-to-action”, det vill säga en uppmaning till handling. Här visar du upp din passion och entusiasm för jobbet och på ett proffsigt sätt ber du personchefen att ta kontakt. Du kan till och med välja att lämna dina kontaktuppgifter en gång till i det här avsnittet. Avrunda med en standardfras som "Med vänlig(a) hälsning(ar)" och ditt namn.
Hur man skriver ett personligt brev åt en kundtjänstmedarbetare utan erfarenhet
När du skriver ett personligt brev åt en nybörjare inom kundtjänstsektorn, fokusera då på överförbara färdigheter och uttryck din entusiasm för branschen/tjänsten.
Tänk på att:
- Betona matchande färdigheter. Visa på vilket sätt kompetenser/erfarenhet från andra områden kan vara relevanta. Det kan även gälla praktikplatser eller volontärarbete.
- Visa upp din organisationsförmåga, t.ex. erfarenhet av att organisera evenemang eller leda projekt.
- Accentuera tekniska färdigheter, t.ex. datakunskap.
- Uttryck din passion för att lära
- Glöm inte presentera din utbildning eller akademiska bakgrund.
Viktiga slutsatser
- Ett välskrivet personligt brev kan vara avgörande för att få ett jobb i en bransch där kundtjänstmedarbetarna förväntas lösa allt mer komplexa problem.
- Att skräddarsy ditt personliga brev för varje enskild tjänst du söker är ett av de bästa sätten att sticka ut bland de andra kandidaterna.
- Följ en beprövad indelning så att texten blir estetiskt tilltalande och lättläst.
- Skapa ett band med arbetsgivaren genom att visa förståelse för de utmaningar som både företaget och dess kunder står inför.
- Använd professionella designverktyg för att undvika vanliga misstag med layouten och se till att det personliga brevet ser snyggt och proffsigt ut.
Cvkungen.se förenklar skrivprocessen med proffsigt designade verktyg som hjälper dig att skapa ett personligt brev på bara några minuter! Som inspiration erbjuder vi också många yrkesspecifika exempel på personliga brev, skrivguider, anpassningsbara mallar och massor med praktiska råd.
Nu är du redo att söka ditt drömjobb.
