Ett personligt brev åt en chefsassistent
Ditt personliga brev bör följa samma grundläggande struktur som de flesta andra yrken. Varje avsnitt har ett specifikt syfte.
- Rubrik
- Hälsningsfras
- Inledning
- Brödtext
- Sammanfattning
- Underskrift
En översikt över varje avsnitt och allmänna råd finns i vår övergripande guide för att skriva personliga brev. Låt oss nu utforska varje avsnitt för sig, och utgå från ett brev åt en chefsassistent.
2023-04-26
Bästa Karl-Erik Josefsson,
Jag har sparat in många miljoner och oräkneliga arbetsdagar åt mina arbetsgivare inom byggbranschen genom att upptäcka misstag, lösa problem och reparera sprickor i förhållanden. Få byggprojekt löper helt problemfritt, men ofta är det den administrativa assistentens jobb att se till att arbetet går på räls (igen). Om man alltid gör sitt bästa för att ha översikt och förstår allt som händer kan man vara till enormt stor nytta för en chef som ofta är för upptagen för att hålla koll på, eller ens se, detaljerna.
Om man vill vara en ovärderlig administrativ assisten inom byggbranschen gäller det att engagera sig i mycket mer än arbetsscheman, mötesplanering och fakturahantering På Bengts Bygge arbetade jag tillsammans med upphandlingsteamet och lyckades spara in drygt 25 miljoner kronor genom att dra ned på onödiga utgifter, jag samordnade insatserna med säljteamet vilket ledde till fyrtiofem nya företagskunder och skötte logistiken för mer än 250 medarbetare och entreprenörer.
Självklart satt jag också med i vår skybox vid varje ishockeymatch. Goda relationer är nyckeln till att ta hem fler affärer, men ännu viktigare när saker inte går helt enligt plan.
Jag hoppas kunna upprepa (och förbättra) följande prestationer tillsammans med dig och ditt team på Skanska:
- Samordnade personalens uppgifter och förbättrade mätvärdena med 24 poäng.
- Prioriterade kundkommunikationen vilket ledde till en ökning 60 %.
- Introducerade ett nytt CRM-system - fördubblade vår marknadsföring.
Jag har en ärlig och rak stil och kommer alltid att sträva efter förbättringar när jag ser att det behövs. Jag är inte rädd för att utmana folk, men det är också viktigt att tänka först och handla sedan. Jag strävar efter att skapa mervärde åt min chef.
Jag har många fler exempel på hur mitt arbete som administrativ assisten har gjort stor skillnad för min arbetsgivare och vill gärna diskutera dem med dig.
Med vänliga hälsningar,
Camilla Hök
Hälsningsfras
Hur hälsningsfrasen ser ut kan verkar som en relativt obetydlig detalj. Ändå kan det ha stor betydelse för hur ditt brev tas emot. Om en kontaktperson uppges i annonsen eller instruktionerna till jobbansökan, är det hen du ska adressera brevet till.
”Bästa” + för- och efternamn är ett säkert kort. Om du känner mottagaren kan det räcka med förnamn. I Sverige är också ”Hej”, med utropstecken eller komma, en vanlig och accepterad hälsning. I andra länder kan det vara helt annorlunda, där kan en formell hälsningsfras och rätt titlar vara jätteviktiga.
Om man skriver på engelska och inte känner till mottagarens namn eller jobbtitel, kan man börja med ”To whom it may concern”, men i Sverige känns det opersonligt. En möjlig variant när du inte vet vem du ska rikta brevet till är ”Bästa [företagsnamn]-team eller ”Bästa personalchef på [...]”.
Bästa Karl-Erik Josefsson,
Hälsningsfras
De inledande meningarna i ditt personliga brev bör måla upp en övertygande bild av ditt engagemang på jobbet. Som nämnts tidigare, är det riskabelt att försöka gissa vad en enskild chef är på jakt efter. Men om du är så uppriktig som möjligt när du beskriver vad som gör dig entusiastisk, är chansen till en ”perfect match” mycket större.
Använd ett beskrivande språk för att visa blivande chefer vilken typ av person de kommer att tillbringa större delen av sin tid med. Förklara hur det är att arbeta med dig och fundera över vad som skiljer dig från mängden. Vad är ditt hemliga vapen?
Syftet med inledningen: Göra intryck genom att komma till kärnan med varför du går till jobbet varje dag.
Jag har sparat in många miljoner och oräkneliga arbetsdagar åt mina arbetsgivare inom byggbranschen genom att upptäcka misstag, lösa problem och reparera sprickor i förhållanden. Få byggprojekt löper helt problemfritt, men ofta är det den administrativa assistentens jobb att se till att arbetet går på räls (igen). Om man alltid gör sitt bästa för att ha översikt och förstår allt som händer kan man vara till enormt stor nytta för en chef som ofta är för upptagen för att hålla koll på, eller ens se, detaljerna.
Brödtext
Brödtexten är där du visar att din tidigare erfarenhet stämmer överens med förväntningarna på det nya jobbet. Även om du kanske fortfarande är osäker på vilken typ av person som krävs, bör det inte vara så svårt att utforska vad jobbet innebär. Läs mellan raderna och fundera över vilka krav som kan ställas av din chef.
Se till att dina exempel på tidigare prestationer inte är vardagliga beskrivningar av ansvarsområden. Det kommer inte att bidra till förståelsen av vem du är som person. Ta med personliga berättelser som visar hur du gjorde skillnad och lägg till lite värme och personlighet.
Brödtexten i ditt följebrev ger utrymme att utöka dina relationsfärdigheter. Även om inledningen kan innehålla ett adjektiv eller en fras som antyder ditt personliga tillvägagångssätt, är mittavsnittet rätt ställe för att så små frön till de historier du vill berätta när du intervjuas. Det finns utan tvekan otaliga tillfällen då du lyckats trots dåliga odds. Att nämna dem här skapar förutsättningar för att berätta hela historien vid ett senare tillfälle.
Syftet med följebrevets brödtext: Berätta ett par historier om din erfarenhet och tipsa om vad du vill diskutera när du blir intervjuad. Se till att du låter som en person, inte som en jobbeskrivning.
Om man vill vara en ovärderlig administrativ assisten inom byggbranschen gäller det att engagera sig i mycket mer än arbetsscheman, mötesplanering och fakturahantering På Bengts Bygge arbetade jag tillsammans med upphandlingsteamet och lyckades spara in drygt 25 miljoner kronor genom att dra ned på onödiga utgifter, jag samordnade insatserna med säljteamet vilket ledde till fyrtiofem nya företagskunder och skötte logistiken för mer än 250 medarbetare och entreprenörer.
Självklart satt jag också med i vår skybox vid varje ishockeymatch. Goda relationer är nyckeln till att ta hem fler affärer, men ännu viktigare när saker inte går helt enligt plan.
Jag hoppas kunna upprepa (och förbättra) följande prestationer tillsammans med dig och ditt team på Skanska:
- Samordnade personalens uppgifter och förbättrade mätvärdena med 24 poäng.
- Prioriterade kundkommunikationen vilket ledde till en ökning 60 %.
- Introducerade ett nytt CRM-system - fördubblade vår marknadsföring.
Jag har en ärlig och rak stil och kommer alltid att sträva efter förbättringar när jag ser att det behövs. Jag är inte rädd för att utmana folk, men det är också viktigt att tänka först och handla sedan. Jag strävar efter att skapa mervärde åt min chef.
Sammanfattning och underskrift
När du nått avslutningen på ditt personliga brev har du förhoppningsvis förankrat en tanke i läsarens huvud: "den här personen kan göra mitt arbetsliv till en dröm."
Chefssekreterare eller vd-assistenter är sina chefers högra hand och ställer upp i vått och torrt. Så att förmedla en passion för andras framgång - och inte bara din närmaste chef - kan vara ett fint sätt att avsluta på. Om du visar förtroende för din förmåga att göra det kommer du att gå långt när det gäller att dämpa chefens farhågor om att du inte kommer att passa in.
Syftet med sammanfattningen: Projicera din personlighet med självförtroende, så kommer intrycket av att du är rätt kandidat att dröja kvar fram till intervjun.
Jag har många fler exempel på hur mitt arbete som administrativ assisten har gjort stor skillnad för min arbetsgivare och vill gärna diskutera dem med dig.
Med vänliga hälsningar,
Camilla Hök
