Ditt personliga brev kan mycket väl vara det viktigaste brevet du någonsin skriver. Ett omsorgsfullt utformat personligt brev kan leda till ett jobb där du trivs i många år, köpa ett hus eller ge dina barn en bra utbildning. Här visar vi dig hur du kan skriva ett brev som är så oemotståndligt att det ger dig ditt drömjobb.
Vikten av det personliga brevet
Ett personligt brev är ett viktigt komplement till ditt cv. Ett personligt brev kan ta dig till anställningsintervjun. Om det finns en chans att öka möjligheten för dig att få den tjänst som du drömmer om, då kommer vi göra vårt bästa för att hjälpa dig!
När det gäller att säkra drömjobbet är det värt att utnyttja alla möjligheter. En fördel, gentemot andra kandidater, kan vara ett välskrivet personligt brev. Ett personligt brev är ett sätt att stärka din ansökan.
I den här guiden visar vi dig hur du skriver ett personligt brev som snabbt får din ansökan att hamna högst upp i rekryterarens stapel. Vi går igenom:
- Syftet med ett personligt brev
- Vad ett perfekt personligt brev ska innehålla
- Vad man ska undvika i ett perfekt personligt brev
- Hur man skriver ett personligt brev
- Råd från experter
Och se till att du läser ända till slutet eftersom vi har bifogat ett par GRATIS brevmallar. På så sätt kan du komma igång direkt. Men innan vi kommit dit, låt oss fundera på det viktigaste:
Behöver man över huvud taget ett personligt brev?
Enligt en Jobvite-undersökning från 2020, prioriterar rekryterarna personliga brev vid utvalsbeslut. Och 72 % av rekryterarna förväntar sig ett personligt brev, även om det inte krävs.
Det enda tillfälle när du inte ska skicka ett personligt brev är om du uttryckligen blir uppmanad att inte göra det i arbetsbeskrivningen. Om ingen sådan uppmaning finns, SKICKA. DITT. BREV.
Syftet med ett personligt brev
Det är väl värt besväret att lära sig hur man ska sammanställa ett personligt brev. Ett personligt brev...
- Presenterar dig för personalchefen. Om du skulle träffa en rekryterare personligen skulle du inte bara kasta ditt cv i ansiktet på hen och gå din väg, eller hur? Jag antar att du skulle skaka hand med hen och presentera dig. Ett personligt brev fungerar som den sorters vänliga introduktion.
- Förklarar varför just du är rätt person för jobbet. Ett välskrivet cv accentuerar dina meriter och referenser, men visar inte varför just du är rätt person för den lediga tjänsten. I ett inledande brev har du möjlighet att bli mer personlig och ta ut svängarna. Här kan du visa varför du passar på det specifika företaget, och du får chansen att förklara att det här verkligen är ditt drömjobb och att du är den perfekta personen för jobbet.
- Ger kontext till delar av ditt cv. I ett cv saknas ofta uppgifter. Till exempel vad du gjorde under året mellan två jobb. Om rekryteraren ser en lucka, kan hen tro att du latade dig ett helt år; att du bodde hemma hos mamma och spendera dagarna åt att spela Xbox i pyjamas. (Nä, de skulle antagligen inte tro, men kanske...). Fast du i själva verket var ute och reste jorden runt. Ett personligt brev ger kontext till de delar av ditt cv som kan väcka frågor.
Hur skiljer sig ett personligt brev från ett cv?
Ett personligt brev är inte ett alternativ till ett cv, utan ett komplement. De två dokumenten samarbetar för att ge rekryteraren en totalbild av dig som kandidat. Det finns ett par tydliga skillnader...
- Ett cv har ett strukturerat format som beskriver din arbetslivserfarenhet och ett personligt brev är en introduktion på 2-3 avsnitt som gör reklam för dig.
- Ett cv fokuserar på det förflutna och ett personligt brev fokuserar på framtiden.
- Ett cv är sakligt och ett personligt brev är pratsamt.
- Ett personligt brev är alltid personifierat och ett cv kan vara det.
Det finns alltså viktiga skillnader mellan ett cv och ett personligt brev. Men det ena ersätter inte det andra under ansökningsprocessen. Huvudregeln är att du alltid kommer att behöva ett cv, och i vissa fall kommer du också att behöva ett personligt brev.
Om du ansöker med både ett cv och personligt brev, bör de komplettera varandra, men det ska inte vara kopior.
Vanligtvis beskriver ditt cv de erfarenheter och färdigheter du har förvärvat under din karriär. Även om du nämner något om dina karriärmål i din personliga sammanfattning i cv:t, är den ”matnyttiga” delen av ditt cv avsnittet med dina tidigare erfarenheter.
Ditt personliga brev bör vara mer ”framtidsinriktat” och fokusera på de färdigheter som gör att du kommer att utmärka dig i en viss tjänst eller på ett visst företag i framtiden.
Ett cv ska vara aktuellt, sakligt och objektivt. Ett personligt brev är en möjlighet att vara mer pratsam. Här kan du presentera dig för arbetsgivaren och puffa för dig själv.
Ett personligt brev ska alltid utformas specifikt för det företag och den tjänst som du söker. Det är en chans att visa att du har läst på om företaget, tjänsten och kanske till och med om personalchefen. Ett välskrivet personligt brev gör att rekryteraren blir nyfiken på dig och vill läsa ditt cv. Nu är det dags att förklara vad ett bra personligt brev ska innehålla.
Vad ett perfekt personligt brev ska innehålla
Att skriva ett brev är ingen konst. Det är en färdighet som man lätt kan lära sig (med hjälp av en brevmall). Ett personligt brev kan alltid ha samma format (vi kommer snart in på det) och innehålla samma sju delar.
En personlig hälsningsfras
Ta reda på vem det är du skriver till. Titta på företagets webbplats eller LinkedIn-sida för att se om du kan hitta namnet på personalchefen. Eller ring företaget - det kommer säkert finnas någon i andra änden av linjen som gärna berättar vem som är personalansvarig.
En personlig hälsningsfras är en mycket varmare inledning än det gammaldags ”Ärade herr/fru...” Och undvik ”Till den det berör”. Det vill ingen läsa. I de flesta fall, särskilt när det gäller ett personligt brev som du skickar via e-post, räcker det med ”Hej”. Med utropstecken eller komma.
En övertygande inledning
Inled på rätt sätt. Man kan ha en neutral ärenderubrik, men det går också bra att vara personlig. Det gäller nämligen att fånga läsarens intresse direkt med en mening som får hen att vilja fortsätta läsa.
”Ansökan till [jobb] på [företag]" tar dig ingen vart. Det är för allmänt och tråkigt.
Ta en titt på de inledande meningarna i Adam Griffiths cv-exempel.
För att prestera sig yrkesmässigt tror jag att man behöver två saker: passion och erfarenhet. Därför är jag övertygad om att jag passar perfekt till tjänsten som rakettekniker på Acme Rocket Company.
Jag är ett stort fan av Acme Rocket Company, men jag har märkt att Acme för närvarande inte söker några rakettekniker.
Jag har nyss gått ut Rochester Rocket University och söker mitt första jobb inom raketindustrin. Efter att ha sett lanseringen av en Acme-raket, blev jag så inspirerad att jag tog en major i raketteknik. Och nu hoppas jag få chansen att jobba hos er!
Den här inledningen struntar i uppenbara fakta och presenterar direkt viktiga detaljer om vem du är och varför rekryteraren borde bry sig.
Lösningen på ett svårlöst problem
Varje platsannons publiceras i ett försök att lösa ett problem. Ditt personliga brev bör visa att lösningen är att anställa dig. Till exempel, om ett företag letar efter en online-marknadsförare, tycker de förmodligen att deras nuvarande kampanjer inte fungerar så bra och att de behöver någon som kan förbättra dem. Det är ett problem, och du är den som ska lösa det. Visa varför du är rätt person för jobbet tidigt i ditt brev.
Som marknadschef på [företag] hjälpte jag till att leverera 15 e-postkampanjer i månaden och ökade antalet nya kunder med 75 % på åtta månader.
Hitta rätt tonfall
Undersök företaget, läs innehållet på deras hemsida och få en känsla för hur de kommunicerar på nätet. Ta reda på vem som är personalchef och kolla upp hens sociala media-profiler. Försök krypa under huden på företaget, vad utstrålar varumärket och hur är de anställda som människor - försöka känna av ”tonfallet”. Om de använder en rolig, humoristisk ton, kan lite humor i ditt personligt brev vara till din fördel. Om de är mer formella, anpassa dig efter det.
Arbetsgivare letar efter likasinnade. Någon som passar perfekt i deras kultur och filosofi. Du måste presentera dig själv som den sortens person.
Tänk på hur duktiga säljare gör affärer - de anpassar sig till den potentiella kundens personlighet och engagerar dem på ett sätt som stämmer överens med hur de pratar och agerar. Du måste använda dig av en liknande teknik. ”Spegling” är rätt sätt!
Siffror
Var inte vag, när du beskriver dina prestationer i det personliga brevet. Om du har varit framgångsrik, visa upp resultaten!
Istället för att säga: Jag fick komplimanger för min roll som marknadsförare på sociala medier.
Så säger du: Jag ledde sociala mediekampanjer som hjälpte till att öka antalet följare med 500 % och leads med 200 %.
Det är siffrorna som sticker ut. De drar till sig uppmärksamhet, skapar nyfikenhet och tar dessutom mycket lite plats på sidan. Använd så mycket siffror du kan.
Tydliga exempel
Anekdoter är bra, men de måste vara så korta som möjligt. Inga epos, tack! Håll dig till tre meningar. Börja med din kompetens, beskriv situationen och till sist resultatet.
Håll dig till arbetsbeskrivningen
Skriv alltid ditt personligt brev med jobbeskrivningen i tankarna. Varje mening måste vara relevant för hur du kan hjälpa företaget. Låt inte avvikande eller onödiga fakta smyga sig in. Ditt personliga brev och ditt cv är bara ”isbrytare”. När du väl blivit kallad till intervju, kan du bredda din historia. Ge inte rekryteraren en anledning till att inte anställa dig! Se till att ditt personliga brev är relevant och kortfattat.
Vad du ska undvika i ett personligt brev
Ibland är det du inte säger, minst lika viktigt som det du säger. När det gäller ett personligt brev, finns det flera saker som du inte bör göra.
Skrivfel
Föreställ dig att din ansökan - som du ägnade många timmar åt - avslogs på grund av några små stav- eller grammatikfel? Det vore surt.
Men det händer. Ofta.
Rekryterarna måste gå igenom hundratals cv:n och personliga brev för varje platsannons och skrivfel är ett av de enklaste sätten att begränsa antalet sökande. Naturligtvis beror allt på om läsaren ser felen och om de bryr sig. Men det är inte värt att ta risken.
Skriv ut ditt brev och läs det högt. Läs igenom det två gånger och sedan en gång till, men börja bakifrån istället. När du har gjort det, låt någon annan läsa det.
Formateringsfel
Ditt brev måste vara lättläst, i alla format. Om du skickar ditt brev via e-post eller laddar upp det till en arbetsförmedlingssajt, är chansen stor att det först läses online och sedan skrivs ut och läses igen på papper. Så se till att brevet är lättsmält.
Stora textavsnitt är jobbiga för ögonen, speciellt på en skärm. Skriv korta meningar och begränsa avsnitten till tre eller fyra satser. Om ögonen är nöjda, blir det lättare att engagera hjärnan.
En annan sak som är viktigt att tänka på, är att ditt brev och ditt cv kommer att läsas tillsammans, så utseendet måste vara konsistent. Anpassa stilen på ditt personliga brev till ditt cv. Vi har gjort det enkelt för dig genom att matcha alla exempel på personliga brev till våra cv-mallar.
Spår av ”klipp-och-klistra”
Exemplet ovan; ”Ansökan till [jobb] på [företag]” är en klassisk ”klipp-och-klistra”-sats.
Allt ospecifikt eller generiskt kan få rekryteraren att undra hur många andra du har försökt imponera med ditt robotskrivande. Det betyder inte att du inte får använda klipp-och-klistra-funktionen, men det betyder att det inte ska vara uppenbart att du gör det.
För mycket personlig information
Jag är säker på att rekryteraren kommer att bli jätteglad över att få höra om dina tre katter, din Pokémon-samling och kärleken till Jeff Goldblum-grejer. Och när du bröt benet när du åkte skateboard som barn är en oförglömlig story. Men du, spara det tills du har fått jobbet, ok?
Enligt lag får personalchefer inte bedöma en kandidat utifrån på ras eller ålder, så dessa två saker kan, och ska, du utelämna i ditt personligt brev. Andra vanliga saker, till exempel om du är gift och har barn, bör du också hoppa över. Det är saker som du kan berätta för personalchefen om det kommer upp under intervjun, men i detta skede handlar det om hur du, en skicklig kandidat, kan vara till fördel för företaget.
För mycket prat om dig själv
”Jag gjorde det här” och ”jag är lysande på det där” är okej, så länge det handlar om hur du kan hjälpa företaget att lösa sina problem. Ett personligt brev handlar om dig, men inte i första hand om vad du kan göra, utan vad du kan göra åt just den här arbetsgivaren, åt företaget.
Överdrivet mycket prat om dig själv kan ge ett intryck av att du har ett stort ego och man kan tro att det alltså är svårt att samarbeta med dig. På det flesta arbetsplatser ingår man i ett team, och/eller arbetar under en chefs ledning. Att uppfattas som egocentrisk, kommer att anses negativt.
Du riskerar också att ge intrycket av att du överdriver dina prestationer, eller ännu värre, ljuger. Det kan vara en katastrof för din ansökan. Fokusera på hur dina kompetenser gör dig till rätt person för teamet.
För många ord
Enligt en undersökning som utfördes av Saddleback College vill närmare 70 % av arbetsgivarna att ett personligt brev ska vara mindre än en sida långt. 24 % säger ”ju kortare desto bättre”.
Som tumregel kan man säga att ditt personliga brev bör omfatta 300-350 ord, eller cirka tre till fyra korta stycken, på en A4-sida. I ett e-postmeddelande, där du kanske tar med länkar, kan du komma undan med ännu färre ord, 200-250.
Praktiska tips
Personliga brev följer i princip ett beprövat format. Det är ett format som visar upp/skryter över dina prestationer. Och, vilket är viktigt, det är format som rekryterare känner till och är vana att läsa.
Du behöver inte oroa dig för att inte vara tillräckligt originell om du använder samma format som alla andra. Det är vad du säger (eller inte säger) som räknas. Ett personligt brev kan delas in i olika delar. Låt oss ta en titt.
Titel på ditt personliga brev
Om du skickar en pappersversion av ditt brev, ska det inledas med korrekt kontaktinformation, till dig och till arbetsgivaren, samt datum. Formatera kontaktinformationen om personen du kontaktar så här:
- Personalchefens/Arbetsgivarens namn
- Företagsadress
- Postnummer och ort
- Telefonnummer
- E-postadress
Du måste inte följa denna layout exakt, men informationen bör innehålla samma detaljer. Att formatera din egen kontaktinformation på samma sätt som i ditt cv (med ditt namn i ett stort, djärvt typsnitt) brukar fungera bra för att dra uppmärksamhet till sig.
Om du skickar ditt personliga brev via e-post eller laddar upp det till en webbplats, kan din kontaktinformation läggas till i slutet, efter ditt namn.
Hälsningsfras
Den inledande hälsningsfrasen är det första som läsaren ser (efter kontaktinformationen) så ägna lite extra tid åt den. Valet av tilltal och hälsningsfras är mycket en smak- och stilfråga. Det beror också på om, eller hur väl, man känner adressaten.
I brev som riktar sig till enskilda personer och inte är så formella är ”Hej!” med utropstecken idag det vanliga hälsningsuttrycket. Ibland används komma istället för utropstecken; ”Hej, tack för din ansökan.” I något mer formella brev kan man skriva ”Bästa”, tillsammans med namn eller annat tilltalsord: ”Bästa Anna Eriksson.”
I formella, opersonliga brev som gäller ett bestämt ärende, behöver man i Sverige inte ha någon hälsningsfras alls. Då kan det räcka med en ärenderubrik.
Om man vill ha både ärenderubrik och hälsningsfras, brukar rubriken komma först.
Använd en informativ ärendemening som talar av vad brevet handlar om. När det gäller en jobbansökan kan den få vara lite personligare. I Sverige är det idag inte brukligt att använda titlar vid tilltal i brev, varken tjänstetitlar (generaldirektör), akademiska titlar (fil.mag) eller civila titlar (herr, fru).
I andra länder kan titlar däremot vara mycket viktiga och ett sätt att visa respekt. Om det är aktuellt för dig, kolla upp vad som gäller i respektive land/språk.
Skickar du ditt brev med e-post fungerar ”Hej!” vanligtvis bra. Vissa äldre rekryterare tycker kanske det låter oprofessionellt, men det är helt enkelt den vanligaste hälsningsfrasen numera.
Inledning
Efter hälsningsfrasen börjar du introducera dig själv. Här ska du använda din kärnfulla, inledande mening. Kom ihåg att målet är att dra uppmärksamheten till dig. Var kortfattad, nämn tjänsten och berätta för rekryteraren hur dina färdigheter och erfarenheter matchar det som företaget behöver.
Tjänsten som marknadschef på [företaget] har utan tvekan lockat mängder av intresserade kandidater. Men jag är inte en i mängden, för jag är övertygad om att min erfarenhet av att sköta marknadsföringskampanjer, som ökade antalet leads med 500 % i min förra tjänst, gör att jag är precis den du letar efter.
Den inledande meningen är rätt ställe att presentera de siffror vi pratade om tidigare.
Brödtext
Om du tänker på ditt personliga brev som en middag på en fin restaurang, har du nu pratat med servitören och njutit av din förrätt. Sedan är det dags för huvudrätten i din trerätters diné.
Här stärker du din position genom att referera direkt till arbetsbeskrivningen och ökar trovärdigheten för ditt cv. Berätta om dina färdigheter och erfarenheter och hur du kan hjälpa till att lösa företagets problem.
Det här är rätt ställe att använda exempel på: du ombads att göra något i en tidigare anställning, du gjorde det med stor framgång och det hjälpte företaget. Men inte bara det, omsättningen ökade också.
På [företag] skapade jag varje månad unika e-postkampanjer som ledde till ökning av leads på 300 % och intäkterna ökade med 75 % på sex månader. Jag strömlinjeformade responstiden för e-posten inom företaget från tre dagar till en timme, vilket förbättrade kundnöjdheten med 20 %.
I slutet av detta avsnitt bör du ha planterat ett litet frö i rekryterarens sinne; ett frö som säger att du är en intressant kandidat. En kandidat vars cv rekryteraren vill läsa.
Du har högst två avsnitt på dig att få fram dina viktigaste punkter, så välj dina ord klokt.
En perfekt avslutning på ditt personliga brev
Din avslutning är också en uppmaning. Tacka personalchefen för att hen tagit sig tid att läsa din ansökan och visa hur angelägen du är att få komma på intervju.
Tack för att du tog dig tid att läsa min ansökan. Jag ser fram emot att höra av er och hoppas få diskutera ett framtida samarbete.
Eller:
Jag hoppas att jag väckt ditt intresse och ser fram emot att få presentera mig. Om du behöver ytterligare information, ta gärna kontakt med mig på [e-postadress eller telefonnummer]. Tack för att du tar dig tid att granska mitt cv.
Var alltid artig och respektfull i avslutningen. Visa hur ivrig du är att få komma på intervju, men ställ aldrig några krav.
Avslutningsfras
Avsluta ditt brev med ”Med vänlig hälsning” eller ”Med vänliga hälsningar” följt av ditt namn. Alternativt kan du skriva ”Vänlig hälsning” eller ”Vänliga hälsningar”.
Om du skickar brevet per post, skriv under för hand med namnförtydligande under.
Med vänlig hälsning,
[Handskriven signatur]
Anna Eriksson
Om du mejlar eller lägger upp brevet online, duger en maskinskriven underskrift bra.
Med vänlig hälsning,
Anna Eriksson
Formatering av ditt personliga brev
Formatet på ditt brev är lika viktigt som innehållet. Enkelt och överskådligt är bäst:
- Typsnitten Arial, Calibri, Verdana, Georgia eller Times New Roman.
- Välj samma typsnitt genomgående.
- Teckenstorlek 10 eller 12.
- Marginaler på 1 tum (2,5 cm) upptill, nedtill och på sidorna (om du verkligen kämpar för att få plats med allt på en sida, försök att minska den övre och nedre marginalen, men undvik detta!)
- Mellanslag mellan titeln, hälsningen, avsnitten och namnteckningen.
- Vänsterjusterat innehåll.
Och ett sista tips: Undvik till varje pris Comic Sans. Usch.
Råd från en expert på personliga brev
Nu har vi förklarat grunderna och det är dags för några specifika tips. Vi kontaktade några av branschens mest begåvade och fantastiska experter med frågan: Hur skapar man ett perfekt personligt brev som får en att bli kallad till anställningsintervju?
Rafe Gomez, Rehirement Coach och delägare, VC Inc. Marketing
”When pitching a prospect” (vilket är precis vad man gör när man söker jobb) bör de tre ”C:na” finnas med i det personliga brevet. Det är viktigt för att få läsarens uppmärksamhet:
- ”Clarity” (Tydlighet) - undvik att använda affärsjargon och allmängiltigheter.
- ”Conciseness” (Korthet) - håll texten kort och koncis så att personen som läser inte blir överväldigad utan vill komma i kontakt med dig för att lära sig mer om hur du vara till fördel för hens organisation.
- ”Convincingness” (Övertygelse) - se till att validera dina färdigheter, erfarenheter och lösningar
Kan ChatGPT skriva ett personligt brev?
Många undrar om man kan använda ChatGPT för att skriva personliga brev. Visst kan ChatGPT ge dig inspiration och förslag till ditt brev, men det ska vara ditt eget brev, med dina egna ord och i din egen stil. Därför måste du anpassa och redigera ChatGPT:s förslag på ett bra sätt. Och glöm inte att dubbelkolla grammatik och stavning också, eftersom det kan finnas misstag i förslag från AI-verktyg.
Nu är det din tur
Nu vet du tillräckligt för att kunna sammanställa ett personligt brev som i värsta fall gör att ditt cv blir läst och i bästa fall får rekryteraren att plocka upp telefonen redan innan hen läser ditt cv.
Studera jobbansökan noga, undersök företaget och skriv ett personligt följebrev som säljer dig som rätt person för jobbet.
För att hjälpa dig på väg, hittar du här ett antal exempelmallar som du kan använda för att inspirera ditt eget skrivande eller redigera direkt så att de passar det jobb du söker.
Det personliga brevet har inte dött ut. Det kommer du att bevisa.
