Personligt brev via e-post

Har du skrivit ett cv och personligt brev för tjänsten du söker? Är du nöjd? Bra! Då är det dags att skicka din ansökan. Men hur? Du har säkert sett att vissa företag/organisationer använder sig av en ansökningsportal. Men många rekryterare föredrar fortfarande att ta emot ansökningarna via e-post. Hur gör man då med sitt personliga brev? Ska det skrivas direkt i mejlet eller skickas som bilaga? I den här artikeln förklarar vi hur man gör.

Vad är ett personligt brev via e-post?

Definitionen av ett personligt brev för e-post är ganska okomplicerat: det är ett personligt brev som skickas i brödtexten i ett e-postmeddelande till skillnad från brev som skickas in via en online ansökningsportal eller som bilaga till ett mejl.

Fördelarna med att skriva sitt innehåll i mejlet istället för i ett separat brev är att du snabbt kan ge ett starkt och minnesvärt intryck när rekryteraren öppnar sin e-post. Här har du möjlighet att använda intresseväckande inledningsfraser för att sedan utveckla hur du kan bidra till din nya arbetsplats på samma sätt som när du skriver ett personligt brev.

Du kanske bifogar dina dokument i en bilaga (eftersom en sådan fil enkelt kan skickas vidare och risken för att den försvinner är liten), men eftersom e-postmeddelanden oftast läses helt och hållet, kan det ändå göra skillnad.

I den här artikeln guidar vi dig när det gäller att…

• Bestämma om du vill skicka ditt personliga brev i ett e-postmeddelande eller som bilaga.
• Analysera ett befintligt exempel på personligt brev för att se hur du kan utforma din egen text.
• Skriva bästa möjliga personliga e-postbrev till din blivande arbetsgivare.
• Skapa en jobbansökan via e-post som ökar dina chanser att få svar.

Hur skriver man ett personligt brev via e-post?

Om du är på jakt efter jobb är chansen stor att du har stött på jobbannonser där man ber kandidaterna skicka sina ansökningar via e-post. Nuförtiden är online ansökningsportaler vanliga, men trots det rekryterar många personalchefer sina kandidater via e-post. Ett personligt brev via e-post har i princip samma egenskaper som ett traditionellt brev, men det finns ett par viktiga skillnader:

Om du väljer att skriva brevet via e-post bör du vara mer kortfattad. Det finns ingen anledning att upprepa vad du redan har skrivit i ditt personliga brev. Samma sak gäller om du skickar in din ansökan via företagets egna ansökningssystem.

Men med ett ansökningsmejl får du en extra chans att göra reklam för dig själv. Gå inte miste om den chansen! Ett mejlat personligt brev ska dock aldrig ersätta ett PDF-dokument (eftersom e-postmeddelanden lätt kan raderas), men det ska inte heller bestå av en torftig mening som "vänligen se mina dokument i bilagan”.

Oavsett vilket alternativ du väljer kan du försöka att använda en intresseväckande rubrik i ditt mejl som fångar rekryterarens intresse och skapar en vilja att läsa vidare:

Rätt tonfall i din ansökan via e-post

Det är viktigt att använda rätt tonfall i din jobbansökan. Men det finns ingen universallösning. Vilket tonfall som fungerar bäst beror på vilken tjänst du söker. Det är viktigt att göra research i förväg. Ta reda på så mycket du kan om företaget eller organisationen. Lusläs annonsen. Hur är den formulerad och vilket tonfall används på hemsidan? Har du ingen egen erfarenhet av branschen, kan det vara bra att höra med någon som har det. 

Se sedan till att din text stämmer överens. Om företaget är formellt, anpassa dig efter det. Arbetsgivare letar efter likasinnade. Någon som passar perfekt i deras kultur och företagsfilosofi. Om du gör rätt kan ditt inledande meddelande till rekryteraren verkligen göra skillnad!

Tips för ett personligt brev via e-post 

Vilka delar ska ett personligt brev som skickas via e-post innehålla? I princip ska det ha samma grundläggande indelning som ett ”vanligt” personligt brev:

• Hälsningsfras. Börja artigt och gärna lite formellt. Tilltala personalchefen eller rekryteraren med namn – det visar att du har gjort din research. 
• Inledning. Fånga läsarens uppmärksamhet genom att presentera dig själv på ett tilltalande sätt och visa upp din entusiasm för tjänsten. 
• Brödtext. Hjärtat i din berättelse. Dyk ner i relevanta erfarenheter, färdigheter och prestationer. Visa hur de stämmer överens med de behov, krav och värderingar som anges i jobbeskrivningen.
• Sammanfattning. Avrunda ditt brev genom att sammanfatta dina kvalifikationer och upprepa ditt intresse för tjänsten. Gärna med en uppmaning att ta kontakt.
• Underskrift. Avsluta med en standardhälsning och ditt namn.
• Kontaktuppgifter. I ett e-postmeddelande behöver du inte börja med dina kontaktuppgifter, de kan avrunda ditt mejl.

Exempel på ansökningsbrev via e-post

För att komma igång visar vi här ett exempel på personligt brev via e-post. Det är skrivet för en specifik tjänst som affärsanalytiker, men du kan använda det som inspiration för ditt eget personliga brev. Notera hur bedrifter accentueras, exempel kvantifieras och varje del av texten är relevant för den specifika tjänsten.

Om du behöver mer inspiration, rekommenderar vi att du tittar på våra andra personliga brev. Kanske hittar du ditt eget yrke eller bransch där.

Vad är bäst - det personliga brevet i ett mejl eller som bilaga?

Svaret på denna fråga beror till stor del på beskrivningen i jobbannonsen. Personalchefen kommer antagligen instruera dig om hur hen vill att det personliga brevet ska levereras. Vissa jobbannonser talar till och med om vilken rubrik du ska använda. Se till att följa instruktionerna exakt, eftersom varje avvikelse kan göra att en rekryterare hoppar över din ansökan.

Ditt personliga brev som e-postbilaga:

Om du skickar brevet som bilaga: Det här är det enklaste alternativet eftersom du bara behöver bifoga ditt personliga brev som bilaga. Men du bör fortfarande skriva ett par inledande meningar i mejlet för att uppmärksamma personalchefen på att det finns ett personligt brev (och eventuella andra dokument) i bilagorna. Hur mycket information du ger är upp till dig. För allt du behöver veta om att skriva ett bra, kolla in vår guide för personliga brev, komplett med exempel!

Exempel på inledande text när du skickar ditt personliga brev som bilaga i ett mejl:

Ditt personliga brev i brödtexten: 

Om du skickar ditt personliga brev i själva e-postmeddelandet måste du vara lite extra uppmärksam. Det gäller att vara kortfattad. Välj bara ut de mest relevanta exemplen från ditt personliga brev. Håll dig till högst tre korta avsnitt plus hälsning och signatur. 

Följ dessa steg:

• Rikta brevet till personalchefen. Försök ta redan på hens namn. Om du inte lyckas med det, kan du eventuellt skriva ”Bästa personalchef”.
• Presentera dig själv och tala om vilken tjänst det gäller.
• Beskriv 1-2 relevanta bedrifter eller färdigheter som visar att du är en utmärkt kandidat.
• Avsluta ditt följebrev med en uppmaning till personalchefen att ta kontakt med dig.
• Avrunda med använd en standardfras såsom ”Med vänliga hälsningar” och ditt namn.

Här är ett exempel på personligt brev i själva e-postmeddelandet:

Vilket format lämpar sig?

Om du skriver ditt personliga brev direkt i ett e-postmeddelande finns det ett par saker du bör tänka på och kanske måste anpassa: indelning och tonfall.

En stor skillnad är att ett personligt brev i mejl saknar rubrik. Dina kontaktuppgifter placerar du istället I slutet, efter din (digitala) underskrift. Det ska bestå av ditt fullständiga namn och telefonnummer, eventuellt bostadsort. Här kan du också lägga till ditt LinkedIn-konto, relevanta sociala mediekonton, en online-portfölj eller länk till personlig webbplats.

Precis som ett vanligt personligt brev ska e-postversionen vara lättläst. Använd standard typsnitt och typstorlek för e-post och välj svart färg. Glöm inte att ha tillräckligt med vitt utrymme (kanske två tomma rader) mellan varje stycke. 

Saker att lägga på minnet

Eftersom du inte vill att rekryteraren ska slösa tid på att läsa samma uppgifter i ditt personliga brev via e-post som i dokumentet du har bifogat, är det värt besväret att göra dem lite olika. På så sätt får du en extra chans att imponera.

• Se till att du följer de vanliga reglerna för hur ett personligt brev ska sammanställas.
• Visa upp samma bedrifter men presentera dem lite annorlunda. 
• Tänk på att tonen i ett e-postmeddelande kan vara något varmare och mindre formell än i ett vanligt personligt brev.
• Inkludera all kontaktinformation och sociala länkar längst ner i e-postmeddelandet (inte högst upp).
• Använd förnamnet om du känner personalchefen, men tänk på att andra också kan tänkas läsa ditt brev.

Nu när du vet allt om att skriva ett personligt brev via e-post kan du ta en titt på våra exempel på brev som testats i praktiken. Dessa professionella mallar för personliga brev innehåller precis det som rekryterare letar efter. Lycka till med din ansökan!