Det kan mycket väl vara det viktigaste brev du någonsin skriver. Ditt omsorgsfullt utformade ansökningsbrev kan leda till livslång arbetstillfredsställelse, köpa dig ett hus eller låta dina barn gå igenom college. Och du undrar om ansökningsbrevsformatet är viktigt?
Du känner din bransch, dina färdigheter och du känner de människor du vill arbeta för. Nu måste du bara skriva ett ensidigt brev till dem. Varje resa mot drömjobbet börjar med en utmärkt meritförteckning och ett strålande ansökningsbrev.
Oavsett om du är raketforskare eller järnvägsarbetare kan du uppleva hjärnklåda när du står inför det tomma pappret och den till synes enkla uppgiften. Och det ÄR en enkel uppgift, även om den inte nödvändigtvis är lätt.
Det är faktiskt en av de yttersta proven på övertygande skrivande - ett ensidigt brev så oemotståndligt att det ger skribenten ett nytt jobb. Det är den sortens brev som kan förändra ditt liv. Vad är då hemligheterna för att få denna avgörande del av din jobbansökan rätt? Vad är rätt format för ett ansökningsbrev? Hur börjar och avslutar man ett ansökningsbrev? Vad letar arbetsgivare efter i ett ansökningsbrev?
Hur man formaterar ett ansökningsbrev
Även om innehållet i ditt ansökningsbrev kommer att vara helt unikt, är elementen standard. Rätt format för ett ansökningsbrev inkluderar:
- Rubriken
- Hälsningen
- Brödtexten, eller mellanstyckena
- Avslutningen och uppmaningen till handling
- Underskriften eller avslutningen
Nu när du förstår komponenterna i ett ansökningsbrevsformat, här är våra 10 bästa tips för ansökningsbrevsformatering, skrivande och design. Nedan följer ett komplett exempel på ansökningsbrevsformat följt av våra 10 bästa tips för ansökningsbrevsformatering, skrivande och design.
1. Börja med en väldesignad ansökningsbrevsrubrik.
Ett bra ansökningsbrevslayout börjar med en rubrik, en elektronisk version av vad som förr kallades brevhuvud. Detta är utrymmet högst upp på sidan som innehåller ditt namn, din adress, ditt telefonnummer och din e-post. (Ibland utelämnas postadressen och ibland lägger människor till sin kontaktinformation för LinkedIn eller andra plattformar.)
Huvudsyftet med rubriken är att förmedla din kritiska kontaktinformation så att den potentiella arbetsgivaren vet hur man når dig.
Men den sekundära funktionen hos rubriken är också viktig: att ge ett attraktivt designelement högst upp på sidan. Allt under rubriken kommer att vara svart brödtext, som förhoppningsvis kommer att vara intressant att läsa men tyvärr inte är särskilt intressant att titta på.
Rubriken är avgörande eftersom det är den enda plats på sidan där du har några riktiga designalternativ. Du kan välja färg, kreativ användning av typografi och andra detaljer som startar din sida med en visuell smäll. Det betyder inte att den ska vara skrikig eller högljudd, men den bör vara behaglig för ögat.
Du kan kolla in Resume.ios samling av ansökningsbrevsexempel för att få en uppfattning om några bra designalternativ för din rubrik.
2. Engagera rekryteraren med en lämplig ansökningsbrevshälsning.
På gamla tiders dagar var det okej att skriva "Till vem det än må gälla", "Bäste herre/fru" eller till och med "Mina herrar" i en ansökningsbrevshälsning. Men de dagarna är långt borta.
Försök alltid att adressera ditt brev till en specifik person. Om jobbannonsen inte nämner rekryterarens namn, gör lite research och ring om det behövs, för att ta reda på vem som fattar beslut om det jobb du vill ha. (Men tänk inte ens tanken att stava fel på den personens namn, och var säker på att du vet vilken titel de föredrar.)
Psykologer har funnit att människor får en liten kick av att läsa sina egna namn, och det tenderar att göra att de sätter sig upp och är uppmärksamma. Ett brev adresserat till en specifik person är också mer benäget att bli besvarat än ett brev skickat till en hel avdelning. I vissa fall kan du upptäcka att rekryterarens eller rekryterarens namn medvetet inte avslöjas, och om så är fallet kanske du behöver säga något mer generiskt som "Bästa rekryterare" eller "Bästa (företagsnamn) rekryteringsteam".
3. Skriv en oemotståndlig ansökningsbrevsintroduktion.
I inledningsstycket i ditt ansökningsbrev måste du göra ett öppningsuttalande som ställer upp ett avgörande fall. Hitta ett sätt att presentera dig själv, identifiera det jobb du söker och ge en förhandsvisning av varför du är överlägset kvalificerad för det här jobbet. Din ansökningsbrevsinledning bör slå an rätt ton redan från början - vänlig, entusiastisk, självsäker, kompetent, men aldrig arrogant eller inbilsk. Din introduktion bör fånga läsarens uppmärksamhet, men av rätt skäl.
Framför allt bör din öppning göra ett positivt första intryck och ge din läsare en anledning att läsa vidare.
Här är ett exempel på en bra ansökningsbrevsinledning:
Efter examen med kandidatexamen i hotellmanagement från Miami University, satte min första roll inom hotellbranschen tonen för min karriär. Jag skickades på ett års praktik för Marriott till London under 2012 års OS, och hjälpte deras hotellnätverk i London att organisera evenemang och marknadsföra sina tjänster på de olika sportanläggningarna.
4. Argumentera för din kandidatur i ansökningsbrevets huvuddel.
I huvuddelen av ditt ansökningsbrev måste du bygga upp ett övertygande case för att du är rätt kandidat för jobbet. Du kanske behöver skryta lite, och det är okej, för om du inte främjar din kandidatur för det här jobbet kommer ingen annan att göra det.
Prata om din arbetslivserfarenhet och var specifik om dina prestationer i tidigare jobb. Använd fakta och siffror (nummer, dollarbelopp, procent) där det är möjligt för att kvantifiera dina prestationer och din yrkesbakgrund. Berätta också en anekdot om ett problem du en gång ställdes inför och hur du löste det.
En vanlig fråga är: Är punktlistor acceptabla i ett ansökningsbrev? Det korta svaret är ja. Det längre svaret är: Använd dem sparsamt och fundera på om de gynnar det visuella utseendet och läsflödet i ditt ansökningsbrev. Det du inte vill ha är att förvandla ditt ansökningsbrev till ett andra CV.
Brödtexten i ditt brev kan också nämna din utbildning, certifieringar och relevanta färdigheter. Och du kan välja att diskutera dina framtidsaspirationer, specifikt i relation till den tjänst du söker. Var noga med att studera jobbeskrivningen och visa att du uppfyller kraven för jobbet. (Men självklart måste du vara sanningsenlig, eftersom alla osanningar i en jobbansökan kommer att hemsöka dig.)
Tonen i ditt skrivande är också viktig. För att matcha språket och formalitetsnivån, kolla in ditt framtida företags webbplats, sociala mediekonton och allt annat material du kan hitta.
Här är ett exempel på brödtexten i ett ansökningsbrev:
Under min tonår och collegestudentår arbetade jag i mina föräldrars järnhandel och har en stark förståelse för vad som krävs för en framgångsrik detaljhandelsverksamhet. Jag hanterade lagret, sorterade prissättningen och körde kampanjkalendern. Jag var passionerad för handeln, så att hjälpa kunder som alltid behöver praktiska råd var ett nöje.
Ett steg in i att själv bli hantverkare var helt naturligt, och efter femton år av att bygga upp en lokal kundkrets, är det dags för min karriär att gå ett varv till. Jag har ett enormt antal kontakter i branschen och är säker på att jag skulle attrahera många kunder till er.
Jag förstår kundprofilen som besöker er butik och kan hjälpa till med att se till lämpligt lager för projektköp och hjälpa till att samordna de bästa kampanjerna. Hantverkare älskar att dra nytta av ett kap, så rollen som butiksbiträde är att visa dem i rätt riktning. Jag ökade försäljningen med 20% år från år när jag tidigare arbetade i detaljhandeln - du måste vara proaktiv, annars går kunderna någon annanstans.
5. Avsluta ditt ansökningsbrev med en uppmaning till handling.
Ditt avslutande stycke kan innehålla en sammanfattning, ett tack och allt annat viktigt som du inte har sagt ännu. Men din slutsats bör också innehålla en uppmaning till handling - ett förslag om att du skulle bli glad över att komma på en intervju, eller till och med bara prata i telefon. Du kanske också vill säga att du alltid är nåbar på den kontaktinformation som anges.
Gör det tydligt från din avslutning att du är seriös med det här jobbet och att du verkligen är ivrig att följa upp.
Avsluta med en lämplig avslutningsfras, t.ex. "Vänliga hälsningar" eller "Med vänlig hälsning". Skriv sedan ditt namn under det, eller lägg till din signatur om du planerar att posta eller personligen leverera detta brev.
Var noga med att korrekturläsa ditt brev och helst hitta en bra redaktör som kan granska det åt dig. Stavfel och andra engelska fel är bland de främsta anledningarna till att ansökningsbrev och CV:n förkastas.
Här är ett exempel på hur du kan skriva slutsatsen av ditt ansökningsbrev:
Jag skulle välkomna chansen att besöka och förstå mer om er verksamhet, era planer för framtiden och hur jag kan bidra.
Med vänlig hälsning,
Simon Pringleton
6. Gör ett förnuftigt teckensnitt till ditt första formatteringsval.
Bra val för ett ansökningsbrevsformat börjar med ett bra typsnitt. Använd ett modernt, attraktivt och lättläst ansökningsbrevsteckensnitt, ingenting för flashigt eller exotiskt, inget som drar uppmärksamhet till sig själv. Du vill att människor ska läsa din text, inte stirra på ditt konstiga teckensnittsval. Ta dig tid att läsa vår artikel om "Vilka är de bästa typsnitten för ansökningsbrev?".
Välj en teckenstorlek mellan 10 och 12 punkter – mindre och det är svårt att läsa, större och det börjar se ut som en sagobok.
Justera texten till vänster, i en stil som kallas "ojämn höger" eftersom den lämnar utrymme till höger om det sista ordet i varje rad. Att justera texten från marginal till marginal gör att sidan ser ut att vara fylld med solida svarta textblock, och den sträcker ibland ut orden vågrätt för att nå marginalen.
7. Håll styckena korta.
Håll styckena korta, lägg till ett mellanrum mellan dem och dra inte in.
Det brukade vara okej att skicka ett formellt brev utan mellanrum mellan styckena, under förutsättning att du drog in varje stycke. Men nu för tiden, om du inte sätt typerna till en bok, behöver du stycken utan indrag med ett mellanrum mellan dem.
Och du behöver hålla styckena ganska korta och göra deras längder konsekventa. Om du fick ett ensidigt brev som innehåller 400 ord som alla var i samma stycke, skulle du se fram emot att läsa det? Ögat behöver en paus, och hjärnan också. Det är därför stycken uppfanns.
8. Använd 1 tums marginaler.
Lämna utrymme för 1 tums marginaler högst upp, längst ner, till höger och till vänster i ditt ansökningsbrev.
Det finns ett talesätt bland siddesigners, både tryck och digitalt: "Vitt utrymme är din vän". All design, illustration eller konstelement behöver införliva en viss mängd negativt utrymme som inte innehåller någonting alls.
Designers kommer också att tala om för dig att undvika "instängt vitt utrymme", vilket betyder ett opraktiskt tomt utrymme i mitten av din design. Det är därför vitt utrymme bör "tryckas utåt" - vilket ger en sorts osynlig ram som gör att den centrala bilden kan dominera.
Detta är hela idén bakom marginaler - det är en vit ram som omger och framhäver ditt innehåll.
9. Begränsa dig till en sida.
Du kan lika gärna betrakta det som en grundläggande regel att din ansökningsbrevslängd inte kan överstiga en sida. Ändå skulle alla som har försökt skriva ett kunna vittna om att det första utkastet vanligtvis är för långt.
Du kanske frestas att minska teckenstorleken, krympa marginalerna eller ta bort allt vitt utrymme. Men snälla, motstå frestelsen att bättra på din ordrikedom genom att trimma formateringen. Klipp bort fettet från din text innan du tillgriper åtgärder som gör brevet tätare och svårare att läsa.
10. Använd en professionellt utformad ansökningsbrevsmall.
Det finns ett enkelt sätt att undvika de potentiella fallgroparna med att formatera ett ansökningsbrev, och det är att använda en professionellt utformad mall.
Här är exakt hur du kan skriva ett ansökningsbrev som sticker ut från mängden och hjälper dig att få den där intervjun.
En ansökningsbrevsmall är ett förutformat ramverk som redan har en iögonfallande rubrik, lämplig typografi och en adekvat användning av vitt utrymme. Allt du behöver göra är att ersätta den befintliga texten med din egen, och ditt brev är klart.
För mer information, klicka på denna video, "Hur du formaterar ditt ansökningsbrev", från University of Southern Californias karriärcenter.
Ta dig tid att titta igenom Resume.ios ansökningsbrevsexempel, hitta en mall du gillar och börja anpassa den för att göra den till din egen. Du bygger på en grund av framgång.
