Vad är organisationsförmåga?

I den här artikeln kommer vi att beskriva den verkliga innebörden av begreppet organisationsförmåga. Vi kommer också att berätta vad du ska skriva i ditt cv för att visa att du har denna förmåga. Vi kommer att ge exempel på organisationsförmåga som är bra att nämna för arbetsgivare och vad du kan göra för att förbättra din organisationsförmåga.

Vi kommer att gå igenom följande:

• Vad är organisationsförmåga?
• Hur du beskriver organisationsförmåga i ditt cv
• Hur du utvecklar denna kompetens om du inte redan har den

Vad innebär det att ha god organisationsförmåga?

När du har god organisationsförmåga kan du planera din tid väl och hantera din arbetsbörda på ett effektivt sätt. Genom att visa upp starka organisatoriska färdigheter i ditt cv kommer din (blivande) arbetsgivare att vara övertygad om att du kommer att hålla dina deadlines och att du kommer vara en tillgång för arbetsplatsen.

Organisationsförmåga är inte bara något som gäller din arbetsbörda, utan även saker och ting i din omgivning. En byggnadsarbetare förväntas t.ex. hålla ordning på sin skåpbil och verktyg, medan en kontorsanställd förväntas hålla ordning på sitt skrivbord.

Organisationsförmåga bidrar till att förbättra produktiviteten och kan göra ett företag mer framgångsrikt, och är därför en viktig färdighet inom de flesta yrken.

Organisationsförmåga visar att du:

• kan styra din egen tid och dina deadlines. En person med stark organisationsförmåga kan hålla sina deadlines och sköta sina dagliga uppgifter.
• är en person som kan prioritera arbetsuppgifter på rätt sätt. Du vet vilka uppgifter som är viktigast och kan ta hand om de mest angelägna först.
• är en person som gillar att hålla arbetsplatsen prydlig och välordnad och vill arbeta utan en rörig omgivning.
• kan arkivera alla typer av dokument och mappar på rätt sätt.

Olika typer av organisationsförmåga

Det är lätt för arbetssökande att säga att de har ” utmärkt organisationsförmåga”, men det är viktigt att analysera vad dessa egenskaper faktiskt innebär på en arbetsplats.

Tidshantering

I alla jobb är det viktigt att hantera sin tid på ett effektivt sätt. En budbilschaufför förväntas till exempel lämna paket vid en viss tidpunkt och har krav på för hur många leveranser hen ska göra på en dag. En personlig tränare måste se till att ha tillräckligt med tid för att kunna genomföra passande program för sina inbokade klienter. Tidshantering är viktig för alla jobb och är därför en viktig del av ditt cv. Med god tidshanteringsförmåga kan du planera din arbetsbörda och se till att du håller dina deadlines.

Delegering

Att kunna delegera handlar inte bara om att överlåta arbete åt andra. Det handlar även om att hantera sin egen arbetsbörda på ett effektivt sätt och se till att alla uppgifter tilldelas rätt person. En ekonomichef kan t.ex. behöva delegera löneadministrationen till den medarbetare som är bäst lämpad. Genom att delegera kan man se till att deadlines hålls och att man utnyttjar sina medarbetare på bästa sätt. När man delegerar kan man organisera sin egen arbetstid på ett effektivare sätt.

Prioritering

Om man har en god organisationsförmåga kan man prioritera sina arbetsuppgifter. Det vill säga, man är medveten om vilka uppgifter som måste göras omedelbart och vilka som kan vänta. 

Om en rekryterare till exempel har två uppgifter att ta itu med, varav det ena är att skriva en ny befattningsbeskrivning och det andra att boka in en intervju, vad är då mest brådskande? Att ordna intervjun borde prioriteras eftersom det är det mest sannolika sättet att anställa personal. Därför är det viktigast. Rekryterarens medvetenhet om detta visar att hen har organisationsförmåga.

Kommunikation

Kommunikationsförmåga är en viktig del av att vara organiserad, eftersom det är på så sätt du kan prioritera, delegera och hantera din tid på ett effektivt sätt. Om du inte kan kommunicera kommer du inte att kunna leda ett team eller svara på frågor på ett effektivt sätt.

Varför är organisationsförmåga viktig?

Att ha god organisationsförmåga är viktigt i alla jobb. Om du inte är organiserad kan det vara till stor nackdel för din egen framgång och för företaget som du arbetar för. Här är några exempel på vad dålig organisation kan leda till:

Utebliven vinst

Bristande organisationsförmåga kan kosta ett företag pengar. Om till exempel en bokförare inte ser till att de uppgifter den förvaltar är korrekta, kan detta leda till att en företagsägare fattar fel beslut. Beslut som kan vara skadliga för företagets framgång. Om en bokförare däremot håller ordning på sina handlingar är det mer sannolikt att de är korrekta, vilket hjälper företaget att fatta väl underbyggda beslut.

Försämring av kundrelationer

Dålig organisationsförmåga kan leda till att leveranser blir försenade, att e-postmeddelande inte besvaras i tid och att kundservicen brister. Kanske har du själv någon gång beställt något som inte har kommit fram på flera månader, eller ställt en fråga utan att få svar? Sådana upplevelser är mycket negativa för konsumenter, och du skulle förmodligen inte komma tillbaka till företaget för att köpa fler produkter. En rekryteringsansvarig måste vara säker på att du är tillräckligt organiserad för att kunna ge bra service till kunderna.

Dåligt arbetsklimat

Arbetsgivare vill ha en positiv stämning på arbetsplatsen eftersom det ligger till grunden för framgång. Men om medarbetarna är oorganiserade uppstår stress och spänningar på arbetsplatsen, vilket är något som bör undvikas till varje pris. När stressnivåerna är höga blir arbetsklimatet negativt, vilket leder till försämrad produktivitet och då blir det också svårare att behålla medarbetarna.

Liknande artikel

Mjuka färdigheter i cv:t

Mjuka färdigheter hör till de viktiga egenskaper som kan skilja dig från mängden när det är dags att söka jobb. Att ta med sådana ”icke-tekniska” talanger och personliga egenskaper i ditt cv bidrar till att visa att du förstår dig på företagskulturen och passar in perfekt, från första stund.

Hur man lyfter fram sina organisatoriska färdigheter i sitt cv

När du skriver ditt cv är det alltså mycket viktigt att du lyfter fram dina egenskaper som har med organisationsförmåga att göra. Det finns olika sätt att göra det på.

Förstå dina färdigheter

Det första steget är att fundera över vilken typ av organisationsförmågor du har. Vad är du bra på och hur kan du lyfta fram det i ditt cv? Det lönar sig inte att ljuga om dina organisatoriska färdigheter i ditt cv, fokusera bara på det du är bra på. Är du till exempel en sån typ som alltid följer en viss arbetsmetod, håller du alltid dina deadlines eller är du kanske arbetsplatsens hjälte när det gäller arkivering? Att förstå din organisationsförmåga är första steget mot att kunna visa det för rekryteraren.

Sammanfattning

Ta dina mest relevanta organisationsförmågor och lyft fram dem i din sammanfattning när du beskriver dig själv och dina viktigaste erfarenheter och färdigheter. Här nedan är ett anpassningsbart exempel på sammanfattning.

Arbetslivshistorik

Avsnittet om arbetslivserfarenhet i ditt cv är utan tvekan det bästa stället att visa upp dina organisationsförmågor på, eftersom det ger dig en chans att backa upp dem med konkreta exempel på din framgång. Kolla in det anpassningsbara exemplet nedan.

Många kandidater påstår bara att de har god organisationsförmåga, och om du kan gå ett steg längre genom att ge exempel kommer det att göra dig trovärdigare än de andra.

Färdigheter

Avsnittet om färdigheter kan verka vara en självklar plats att nämna din organisationsförmåga, men där bör du vara försiktig. Punktformatet i detta avsnitt lämpar sig bäst för färdigheter som kan beskrivas med ett eller två ord, så det är viktigt att välja specifika och konkreta kompetensområden som bidrar till rekryterarens kunskap om dig samtidigt som du skapar en bild som hänger ihop med de övriga avsnitten. 

Ta hänsyn till jobbeskrivningen

De flesta stora och medelstora företag använder applicant tracking system eller ATS för att filtrera kandidater innan deras cv:n skickas vidare till rekryteraren. Dessa algoritmer är inbyggda direkt i ansökningsportalerna online och rangordnar cv:n baserat på nyckelord som finns i jobbeskrivningen. Granska platsannonserna mycket noggrant och försök använda samma ordval när du beskriver dina yrkeskvalifikationer så att du inte hamnar i papperskorgen direkt.

Sätt att förbättra dina organisatoriska färdigheter

Om du vet att organisationsförmåga inte är din starka sida finns det saker du kan göra för att förbättra din organisationsförmåga:

• Skapa en att-göra-lista: Skriv en lista med de viktigaste sakerna du behöver göra och numrera dem efter prioritet.
• Arbeta med deadlines: Sätt tidsfrister som är hållbara för dig, gör dem inte för ambitiösa. Det kan vara bra att sätta upp små dagliga deadlines, med en övergripande vecko-/månadsdeadline.
• Delegera uppgifter: Delegera ansvar om det går. På så sätt blir din arbetsbörda mer hanterbar, vilket i sin tur förbättrar din förmåga att styra din tid.
• Håll ordning på din arbetsomgivning: Det är omöjligt att vara organiserad om din omgivning är kaotisk. Enkla steg som att kasta bort dina anteckningsböcker när du är klar och arkivera dokument kommer att ha en mycket positiv inverkan på din organisationsförmåga.
• Gör ett schema: Fundera på vad du måste göra under dagen och lägg upp ett schema så att du vet vad du ska göra varje timme under dagen. På så sätt kan du också schemalägga möten och samtal samtidigt som du ser till att du får ditt arbete gjort under dagen.
• Belöna dig själv: Belöna dig själv varje gång du slutför en uppgift, eftersom det hjälper dig att hålla dig motiverad och organiserad. När du har slutfört en uppgift kan du till exempel belöna dig själv med en fika. Dessa enkla knep kan verkligen hjälpa.

Ha ett ordnat cv

Finns det något bättre sätt att visa rekryteraren att du är en organiserad person än att organisera ditt cv på bästa vis? Det finns många olika sätt att göra detta på:

Enkel och tydlig layout

Använd ett enkelt och stilrent teckensnitt, till exempel Arial, och håll dig till samma teckensnitt i hela ditt cv. Inget ser mer oorganiserat ut än en cv-layout som är huller om buller! Håll det alltid enkelt och tydligt. En cv-mall förenklar arbetet.

Avsnitt med rubriker

Dela in ditt cv i avsnitt med tydliga, lättförståeliga rubriker. Till exempel en sammanfattning eller profil, ett avsnitt om tidigare erfarenheter och ett avsnitt om färdigheter. 

Omvänd kronologisk ordning

Omvänd kronologisk ordning är lämpligast för de flesta cv:n. . Håll dig konsekvent till det genom hela cv:t. Ha inte omvänd kronologisk i ett avsnitt och kronologisk i nästa. Skapa en snygg och organiserad helhet.

Ha ett konsekvent radavstånd

Kontrollera radavståndet i ditt cv och se till att det är detsamma överallt. Det visar att du är ordningsam och arbetar på ett välorganiserat sätt.

Fatta dig kort

Det är inte lätt att skapa ett cv på 1 eller 2 sidor, speciellt inte om man har lång erfarenhet. Visa att du är välorganiserad genom att skriva ett kortfattat och strukturerat cv..

Liknande artikel

Analys: vilka färdigheter är populära i cv:n?

Försöker du minska din lista med färdigheter och undrar du vilka skills du bör behålla för att skilja dig från mängden och vilka du kan göra dig av med utan att bli besegrad av ATS? Vår superanalys av miljontals jobbansökningar talar om exakt vilka färdigheter och kurser som är attraktiva och som kandidater listar i sina cv:n.

Viktiga slutsatser

• För att kunna förmedla sin organisationsförmåga till en rekryterare krävs det att man är medveten om sina egna organisatoriska färdigheter.
• Genom att se till att cv:t är organiserat, även vad gäller teckensnitt, avstånd och layout, kan den anställande chefen se att du är en organiserad person.
• Organisationsförmåga är avgörande för att en organisation ska vara framgångsrik och är därför av stor vikt för arbetsgivare.
• Dina organisationsförmågor ska inte bara synas i avsnittet om specifika färdigheter i ditt cv. Du bör lyfta fram dem genom hela ditt cv.