Rubrik
Rubriken i ditt personliga brev består av ditt namn, yrke, adress, telefonnummer och e-postadress. Lägg till länkar till LinkedIn eller andra sociala medier om det är relevant för den specifika tjänsten.
Den här delen av ditt personliga brev är förstås lättast att skriva, men det betyder inte att du inte ska ägna tid åt den. Huvudsyftet med rubriken är uppenbart: att förmedla viktig kontaktinformation så att den potentiella arbetsgivaren vet hur hen ska nå dig. Men det sekundära syftet är också viktigt: att presentera ett attraktivt designelement högst upp på sidan som drar blickarna till sig.
Hälsningsfras
Det har alltid varit lite knepigt att börja ett formellt brev på svenska. Det finns inget bra, jämförbart uttryck som ”Dear Sir or Madam” eller ”To Whom It May Concern”. Vi säger vanligtvis bara ”Hej,”. Men det kan vara värt att anstränga sig lite. Försök till exempel alltid rikta ditt brev till en specifik person.
Om personalchefens namn inte nämns i jobbannonsen, gör lite research. Du kan t.ex. ringa till företaget för att ta reda på vem som ansvarar för rekryteringen för jobbet du är intresserad av. Börja sedan brevet med ”Bästa” samt personalchefens för- och efternamn. Till exempel: ”Bästa Johan Grönlund,”. Om personen i fråga är någon du har träffat och känner någorlunda bra, kan det räcka med förnamn: ”Bästa Johan,”.
Bästa Anna Larsson,
Inledning
Du kanske tycker att inledningen till ditt personliga inte är så viktig, men det är snarare tvärtom. Inledningen är ”kroken” som ska fånga (personal)chefens uppmärksamhet. Nu ska du locka hen att läsa resten av brevet. Men det gäller att vara effektiv. Under den tid som det i verkligheten skulle ta att skaka hand och sätta sig ner, ska ditt personliga brev förmedla detsamma, eller mer, men med bara cirka 100 ord.
För att lyckas med det, gäller det att sätta sig in i rekryterarens situation. Se till att inledningen är övertygande och inspirerande. Men också kort och koncis. Exempel på ett första utkast: ”Med över 11 års erfarenhet av administrativt arbete på två olika företag i Umeå - en stor entreprenörsfirma och ett advokatkontor - kan jag erbjuda er...”
Efter att ha själv har varit med om hur uppskattade skådespelare har åsidosatts på grund av administrativt strul och upphandlingsproblem, förstår jag precis vilken viktig roll en administratör spelar när det gäller att låta kameran rulla utan avbrott. Allt måste vara på rätt plats i rätt tid.
Brödtext
Ett välskrivet personligt brev handlar inte bara om dig, utom om vad arbetsgivaren behöver. Det gäller att visa att du har rätt kompetenser för det specifika jobbet. I brödtexten, det mittersta avsnittet i ditt personliga brev, visar du att du har gjort dina läxor och förstår vad arbetsgivaren är på jakt efter. Här fördjupar du din målinriktade hälsning och inledning genom att visa upp kvalifikationer som gör dig till ett riktigt fynd för arbetsgivaren.
Genom att visa att du förstår vad rekryteraren letar efter, visar du upp en vinn-vinn-attityd. Uppenbarligen är du en proaktiv, strategisk problemlösare med utmärkta research skills. Men i första hand är det ett perfekt bevis på att du är tillräckligt intresserad av den specifika tjänsten för att skräddarsy ditt personliga brev.
Fem års erfarenhet av filmbranschen på scener över hela världen har lärt mig att planera fem steg i förväg. Att kunna förutse unika personligheters behov kräver ett nyfiket sinne, kommersiellt tänkande och en ängels tålamod. Tack vare mitt effektiva arbetssätt kunde produktionstiden minskas med 15 %. Det betydde att skådespelarna oftare var på scen istället för att hänga på hotellrummen.
Jag förstår att schemaläggning kommer att vara en av mina viktigaste arbetsuppgifter och det är precis det jag har ansvarat för under den senaste två filmprojekten. Jag såg till att 150 personer visste vad de skulle göra, exakt när och var. Jag hade stenkoll på allt och alla. Under mitt senaste utvecklingssamtal kallade mina kollegor min organisationsförmåga för ”enastående”.
Jag har också erfarenhet av den finansiella sidan av filmprojekt. När jag pluggade för min kandidatexamen i företagsekonomi, utvecklade jag universitetets upphandlingsprocess för att centralisera valet av leverantörer samt bredda produktutbudet. Att uppnå ett bättre avtal med färre leverantörer för fler produkter visade det sig vara bättre än att göra enskilda "spot buy”-affärer. Denna typ av upphandling ledde till en besparing på 7 % på utrustning till min senaste dokumentärserie.
Att förstå sig på och värdesätta kulturella skillnader är jätteviktigt för all internationell filmproduktion och efter att ha arbetat i mer än 25 länder, har jag verkligen lärt mig att det ofta är bra att göra saker på ”annorlunda” sätt.
Avslutning (sammanfattning och underskrift)
Avslutningen på ett personligt brev för en administratör är lika viktigt som inledningen och mittavsnittet. Lämna inga tomrum. Se till att avslutningen blir en ”call to action”, en uppmaning till personalchefen att ta kontakt. Var tydlig med att du verkligen är intresserad och att du är angelägen om att följa upp.
Jag ser verkligen fram emot att lära mig mer om era produktioner och hoppas få chansen att beskriva mina administrativa färdigheter detalj under en intervju.
Vänliga hälsningar,
Britt Lindvall
