Exempel på personligt brev Universitet

De flesta går på universitet för att studera, men många andra går till universitet för att arbeta. Oavsett om du är professor i astrofysik, fotbollstränare eller jobbar i lunchrestaurangen, är ett övertygande personligt brev en viktig del av din ansökan till en tjänst på universitet.

Och dessa jobb är inte precis sällsynta. En amerikansk webbplats som specialiserar sig på jobb inom den akademiska världen, HigherEdJobs, säger att det i USA finns över 

100 000 lediga tjänster på 2 000 institut.

Den här guiden, tillsammans med matchande exempel på ansökningsbrev, redogör för:

• Bästa formatet för ett personligt brev till universitetstjänster (och de fem viktigaste avsnitten)
• Vad man bör sikta på i varje del av brevet
• Layout och design
• Skrivandets psykologi
• Misstag du bör undvika

Bästa formatet för ett personligt brev när du söker en tjänst på universitetet

Formatet för ett personligt brev till tjänster på universitet definieras av de fem avsnitten, brevets struktur och textvolym. I de flesta fall bör ett pesonligt brev till en universitetstjänst vara högst en A4-sida långt, med max 300 ord. Så till skillnad från en 

100 000 ord lång doktorsavhandling ska ett ansökningsbrev vara kort och koncist.

Men dessa ord måste väljas mycket omsorgsfullt och de måste följa en fast struktur. Här är de fem nyckelelementen i ett personligr brev för en tjänst på universitet:

• Rubrik
• Hälsningsfras
• Inledning
• Mellanstycken (brödtext)
• Avslutning (slutsats och underskrift)

Vi kommer att förklara vad vart och ett av dessa avsnitt ska innehålla, men låt oss först titta på det anpassningsbara exemplet på personligt brev som du kan använda för din egen ansökan:

Exempel på rubrik i det personliga brevet

Rubriken i det personliga brevet är ett noggrant utformat avsnitt högst upp på sidan som innehåller ditt namn, yrke, adress, telefonnummer och e-post. Det kan också innehålla ett foto av dig och/eller din LinkedIn-profil - men fyll inte på med hur mycket som helst. 

När rekryteraren öppnar ditt personliga brev bör hen, innan de första orden läses, tänka: ”Hmm, det här ser trevligt ut.” På en sida som annars är full av svart text, är rubriken din enda möjlighet att göra några designval för att få ditt brev att se lika bra ut som det låter. Du kan välja en accentfärg, en fantasifull layout, vara kreativ med typografi och kanske använda ikoner för din adress, telefon och e-post. Det får inte se pråligt eller löjligt ut, men rubriken kan utformas med en lite finess.

Exempel på hälsningsfras i det personliga brevet

Hälsningsfrasen i det personliga brevet, är raden där du skriver ”Bästa Marie Jonsson”, Hej Karin Molander,”eller liknande.

Var inte alltför kreativ här – i ett brev där du söker anställning kommer ”Tjena allihopa” uppenbarligen inte att fungera. Försök ta reda på namnet på personen som du ska adressera ditt brev till. Människor gillar att läsa sina egna namn, och det visar att du uppmärksammar detaljer och vill visa arbetsgivaren att du har gjort dig besväret att ta reda på vem som hanterar ansökningarna för jobbet du vill ha.

Exempel på inledning i det personliga brevet

För att fånga en fisk måste du kasta ut ett lockande bete. Och inledningen, det första stycket, i ditt personliga brev bör både identifiera det jobb du söker och övertyga läsaren om att du är rätt person för det.

För en ansökan inom den akademiska världen kan ett sätt att fiska, vara att nämna det bästa universitet du varit verksam på. Om du har många års erfarenhet inom ditt område kan det vara ett annat sätt. Börja med dina starka sidor och försök skriva ett stycke som gör det omöjligt för rekryteraren att sluta läsa.

Här är ett exempel på en bra inledning till ett arbete inom universitetsvärlden:

Exempel på brödtext i det personliga brevet

Brödtexten i ditt personliga brev – dvs. mellanstyckena – bör innehålla själva kärnan i ditt budskap. Om du har fått napp i inledningen är det i brödtexten du drar upp fisken på land.

Med tanke på begränsningen på en A4-sida har du mycket jobb kvar att göra på ett litet utrymme. Här måste du lista alla dina främsta kvalifikationer för den tjänst du eftersträvar. Det omfattar givetvis erfarenhet inom ditt område och troligen även din utbildning (evident i ett personligt brev till universitetstjänster).

Var specifik om din arbetslivserfarenhet och använd fakta och siffror där så är möjligt. Försök också nämna minst en anekdot om hur du löste ett besvärligt problem i en tidigare tjänst.

Nämn gärna namnet på det universitet du söker till och förklara vad det är som får dig att vilja arbeta just där. Visa arbetsgivaren att du inte bara kopierar din text och skickar samma ansökan till slumpmässiga universitet, utan att du vill arbeta just där. Till exempel:

Hur man avslutar ett personligt brev 

Avslutningen på ditt personliga brev bör innehålla en uppmaning till handling, där du föreslår att rekryteraren vidtar en åtgärd. Du kan säga att du ser fram emot svar, att du gärna ringer upp för att följa upp, eller att du skulle bli glad över att bli inbjuden till en intervju.

Ditt intresse att få svar visar rekryteraren att du verkligen är intresserad av det specifika jobbet. Du vill inte låta vare sig desperat eller överdrivet självsäker, men du vill förmedla ett uppriktigt intresse av att utforska den här möjligheten.

Layout och design för ett personligt brev till universitet

Ditt brev ska säga rätt saker, men det behöver också ha rätt utseende. Välj en passande layout och design för ditt personliga brev och slösa inte bort din välformulerade text på ett dåligt utformat brev som låter bra, men ser fult ut.

Du bör använda ett läsbart typsnitt – inget avantgardistiskt eller konstigt. Välj en teckenstorlek mellan 10 och 12 punkter, tillräckligt stort för att vara lättläst, men inte så stort att det ser ut som en barnbok.

Använd en standardmarginal på 2,5 cm högst upp, längst ner, till höger och vänster om din text. Se till att det finns mellanrum mellan dina stycken, som inte ska vara indragna, och att alla stycken är lagom långa.

När det gäller visuella element erbjuder Cvkungen.se mallar för personliga brev - professionellt utformade, färdiga lösningar för att snabbt kunna skapa ett snyggt brev.

Skrivandets psykologi

Kom ihåg att du skriver det här brevet till en levande människa, så du måste låta som en. Undvik robotaktigt språk eller HR-språk, till exempel uttryck som att du är en ”lagspelare” och ”tänker utanför boxen”. Akta dig för klyschor som en rekryterare har läst tusentals gånger och akta dig för ”fluff”, tjusigt språk som inte säger något.

Ett personligt brev är ett sätt att skapa en personlig relation med rekryteraren eller personalchefen, en person vars hjälp du desperat behöver för att få jobbet. Det är ett formellt brev, men det betyder inte att det inte kan vara personligt. På vissa ställen är det en fördel att använda rationellt språk som talar till hjärnan, men på andra ställen vinner du mark genom att använda känslomässigt språk som talar till hjärtat.

Kom ihåg att ingen är skyldig dig ett jobb och du behöver inte övertyga någon om att du förtjänar ett. Du måste övertyga arbetsgivaren om att du kan hjälpa dem mer än de kan hjälpa dig, och att du kan göra det verksamhet starkare, mer lönsam och effektivare.

Ägna stor uppmärksamhet åt ditt tonfall – se till att det är vänligt, professionellt och självsäkert, men aldrig arrogant eller förmätet.

Missar du ska att undvika

Här är några misstag du vill undvika i ditt personliga brev till universitetetstjänster.

• Slarvfel, stavfel och dålig grammatik. Kom ihåg, du skriver till ett universitet. I ett brev på bara en A4-sida har du inte råd med ett endaste skrivfel.
• Copy-paste-brev. Att skicka exakt samma personliga brev till flera arbetsgivare är en garanti för att misslyckas. Skräddarsy varje brev för den specifika arbetsgivaren och visa att du kan uppfylla deras specifika behov.
• Bortkastade ord. Ovidkommande information, klyschor och bla-bla kan fylla din sida med meningslös text. Ägna istället det dyrbara utrymmet åt att använda ett originellt språk som handlar om vad som gör dig till en fantastisk kandidat för den här tjänsten.
• Designmissar. En dåligt utformad rubrik, en text som är för liten för att vara lättläst eller andra design- och layoutfel kan leda till att du får nobben i samma ögonblick som rekryteraren öppnar ditt brev.

Viktig sammanfattning

1. Ditt personliga brev är ett kraftfullt verktyg när du söker alla slags tjänster inom den akademiska världen. För forskningstjänster eller andra studierelaterade jobb är det personliga brevet särskilt viktigt jämfört med vanliga kommersiella jobb eller ansökningar.
2. Följ det beprövade och testade formatet för personliga brev och indelningen som består av 5 standardkomponenter.
3. Maximera effektiviteten av varje komponent av det personliga brevet genom att förstå dess mål och skrivmetoder.
4. Använd våra exempel som utgångspunkt för din text och låt våra kraftfulla verktyg för personliga brev hjälpa dig med resten – skrivförslag, grammatik m.m.