Att vara kontorschef är ett mycket omväxlande och givande yrke. En kontorschefs cv ska visa upp de allsidiga grepp om ett otroligt varierat utbud av ämnen och frågor som en kontorschef är tvungen att hantera. Men hur skriver man ett cv som täcker allt? Behöver det verkligen täcka allt? I den här cv-guiden förklarar vi hur man:
- Skapar ett cv åt en kontorschef som är både heltäckande och skräddarsytt för den specifika tjänsten.
- Visar upp hur du som kontorschef lyckas hålla koll på alla delar av verksamheten.
- Ser till att du använder rätt nyckeltermer för att överlista ATS (ansökningshanteringssystem).
- Använder rätt cv-format för att på ett tydligt sätt presentera de kompetenser som är viktigast.
Tillsammans med våra exempel och verktyg för att skapa snygga cv:n hjälper vi dig att övertyga din drömarbetsgivare om att deras liv kommer att bli mycket lättare om de bestämmer sig för att anställa dig, samtidigt som vi ser till att du överlistar ATS.
Hur kan du överlista ATS-algoritmen?
Applicant Tracking Systems är program som automatiskt analyserar och söker efter nyckelord i cv:n. Eftersom en kontorchefs cv är så varierat kan valet av nyckelord göra stor skillnad. Om ett ATS-system inte hittar tillräckligt många nyckelord i ditt cv, kommer det kanske inte läsas alls av en människa. Välj nyckelord först efter att ha studerat jobbeskrivningen och tjänstens omfattning mycket noggrant.
Exempel på personlig sammanfattning: Vilket intryck vill du göra?
Med bara ett par korta rader ska du förmedla känslan av att ”den här personen kan allt”. Vem som helst kan sammanställa en lista med arbetsuppgifter, men inte alla kan formulera sig väl och entusiastiskt om hur och varför de gör sitt jobb. Man måste övertyga arbetsgivaren om att deras blivande kontorschef är ett säkert kort. Det går bara genom att vara personlig och att vädja till känslor. Den inledande sammanfattningen är rätt ställe att göra just detta.
Dynamisk kontorschef med lång erfarenhet av att övervaka den dagliga verksamheten på kontoret och sörja för en produktiv och positiv stämning. Arbetar nära kunder och konsulter. Handleder och stödjer ledning och personal på ett lyhört och samarbetsinriktat sätt. CHRO-certifierad och driven att ständigt växa, både professionellt och på ett personligt plan.
Exempel på arbetslivserfarenhet: Fokusera på det som är relevant
Om du försöker sammanfatta vad en kontorschef kan bli ombedd att göra under en månads tid kommer det bli en mycket lång lista. Det är en utmaning att beskriva din arbetslivserfarenhet, för du har bara ett par korta rader till ditt förfogande för varje tjänst. Det är förstås helt otillräckligt för att förmedla jobbets bredd. Det är viktigt att ge en framtida arbetsgivare en helhetsbild av vad du är kapabel till och det enda sättet att beskriva din erfarenhet av de jobb du har haft. Naturligtvis bör du ägna mer tid och utrymme åt de senaste tjänsterna, men det betyder inte att äldre tjänster kommer att läsas mindre kritiskt. Gör det bästa du kan av varje mening.
Kontorschef på Arkitektbyrån, Eskilstuna
juli 2019 — Nuvarande
- Övervakar den dagliga verksamheten med målet att främja effektiviteten.
- Skapar och underhåller en god relation med kunder och konsulter.
- Ser till att konsulter och personal på kontoret har rätt förutsättningar för att lyckas med sina uppdrag.
- Ansvarar för kundaffärsutveckling och merförsäljning.
- Coachar konsulter och sköter medarbetarsamtal.
- Sköter tillhörande personal- och kundadministration.
- Ansvarar för leverantörer och inköp av kontorsmaterial, programvara och utrustning.
Kontorschef på Lisas Spa, Nyköping
oktober 2014 — juni 2019
- Såg till att sköta kontoret optimalt.
- Övervakade försäljnings- och marknadsföringspersonal.
- Hjälpte personalen i sitt bemötande med kunder för att uppnå bästa möjliga kundnöjdhet.
- Svarade på frågor, samordnade personalscheman och skötte kundadministration.
- Assisterade med marknadsföring och reklamkampanjer för evenemang genom implementering av effektiva e-postmarknadsföringskampanjer.
Exempel på kompetenser: Blanda väl
Rollen som kontorschef är så varierad att det är viktigt att ditt cv innehåller en bra blandning av hårda och mjuka färdigheter - med ett par exempel från praktiken om det går. Längre exempel kan tas upp i avsnittet för arbetslivserfarenhet, kortare ord och fraser (ibland kan det vara bra att upprepa sig!) i det specifika kompetensavsnittet.
- Serviceinriktad
- Kommunikativ
- Välorganiserad
- Punktlig
- Teknisk
Exempel på utbildning
En kandidatexamen i företagsekonomi eller marknadsföring är vanlig, men det finns också många kontorschefer som har gjort karriär på annat sätt. En övergripande förståelse för hur ett företag fungerar anses viktigare än teoretiska kvalifikationer, men det är fortfarande viktigt att lista alla relevanta utbildningar som du har.
Anpassningsbart exempel
Kandidatexamen i kommunikation på Linköpings universitet, Linköping
Augusti 2017 - Juni 2019
SPA-terapeut - Intensivutbildning på Axelson Insitute, Nyköping
September 2016 - Januari 2017
Layout och design: det första intrycket är avgörande
Yrkets praktiska karaktär bör återspeglas i ditt cv. Se till att det har en klar och överskådlig layout. Använd inte överdrivet krångliga beskrivningar av din erfarenhet - håll språket lättfattligt och skarpt. Det finns massor med uppgifter som du kan ta upp, men glöm inte fördelarna med mycket vitt utrymme i ett cv. Det ger läsaren lite tid att samla tankarna innan hen fortsätter med nästa avsnitt.
Specifika tips för en kontorschef
- Visa upp din betydelsefulla roll i hjärtat av organisationen.
- Beskriv vilken effekt du har på alla aktiviteter och nivåer inom verksamheten.
- Använd den personliga sammanfattningen för att få arbetsgivaren att känna hur det är att samarbeta med dig.
- Presentera en blandning av hårda och mjuka färdigheter med exempel på specifika prestationer från praktiken.
- Se till att din layout accentuerar de viktigaste prestationerna.
- Dela vad, hur, var, när och varför vissa åtgärder har lett till önskat resultat.
