Administratörer arbetar med att upprätthålla struktur och funktionalitet i privat och offentlig verksamhet. Yrkesrollen handlar både om arbete i bakgrunden och kontakter utåt. Arbetsuppgifterna kan variera kraftigt, men det gäller nästan alltid att kunna hålla många bollar i luften samtidigt. När du börjar ditt jobbsökande och skriver ditt cv ska du fokusera på dina multitasking skills. Tycker du det är svårt? Ta hjälp av experter! Cvkungen.se har ett komplett utbud av resurser, allt från skrivguider och praktiska verktyg till hundratals cv-exempel.
Hur skriver man ett cv åt en administratör?
Administratörens arbetsuppgifter kan variera kraftigt beroende på företaget/organisationen och den specifika tjänsten, men cv:t har alltid ett och samma syfte: det ska förmedla personens yrkeskännedom, erfarenhet och färdigheter på ett effektivt sätt.
Avsnitten i cv:t ska vara tydliga, välskrivna och övertygande. I princip används samma avsnitt till de flesta olika yrken inklusive administrativa tjänster. Dessa avsnitt ska ingå:
- Rubrik
- Sammanfattning
- Avsnitt om arbetslivserfarenhet
- Avsnitt om färdigheter
- Avsnitt om utbildning
När det gäller avsnittet om arbetslivserfarenheten bör du accentuera tjänster inom administrativt arbete. Om du har tidigare haft ett betydelsefullt jobb inom en helt annan bransch kan du ta med det i cv:t, men se till att fokusera på de jobb som relaterar till sektorn dit du söker.
Eftersom administrativt arbete kan omfatta så mycket, måste du ägna stor uppmärksamhet åt att skräddarsy ditt cv för varje jobb du söker. Gör research och försök hitta så mycket information som möjligt om den specifika tjänsten och arbetsplatsen.
Välj rätt cv-format åt en administratör
Ett cv med omvänd kronologisk ordning är det bästa formatet när din arbetslivserfarenhet överensstämmer väl med de krav som ställs i platsannonsen. Det fungerar bra för arbetssökande inom nästan alla yrken, inklusive administratörer.
Ibland passar andra cv-format bättre, t.ex. om man är ny på arbetsmarknaden eller på väg att byta karriär, eller för personer med varierad yrkesbakgrund. Då kan man välja ett funktionellt cv-format. De fokuserar på kompetenser, talanger och expertis, snarare än på arbetslivserfarenhet.
Presentera dina kontaktuppgifter
Rubriken i ditt cv fungerar som ett visitkort. Det ska tydligt presentera din kontaktinformation i linje med din yrkesmässiga utstrålning Se till att din informationen är överskådlig och har en proffsig layout. Det här ska ingå:
- Fullständigt namn och titel. Uppge ditt för- och efternamn och din yrkestitel.
- En yrkesmässig e-postadress. Använd ett enkelt, professionellt format som fö[email protected].
- Telefonnummer. Uppge ett kontaktnummer (där det verkligen går att nå dig) och tala in ett proffsigt röstmeddelande.
- Ort. Nämn endast din bostadsort och eventuellt kommun/län.
- LinkedIn. Ta med din LinkedIn-profil om den är aktuell och relevant.
Undvik att nämna födelsedatum, personliga uppgifter som civilstånd, personnummer eller ID/pass-nummer.
Exempel på personlig sammanfattning
Den personliga sammanfattningen, även kallad profil, är troligen det första rekryteraren läser eftersom avsnittet befinner sig högst upp i dokumentet. Det ska vara en kort och koncis beskrivning av din karriär och ditt arbetssätt.
Kom ihåg att få med nyckelord som lyfter fram dina mest relevanta eller imponerande egenskaper och yrkesmässiga bedrifter. Här ska du fånga rekryterarens intresse och få hen att fortsätta läsa.
Som administratör är jag spindeln i nätet i bemanningsfrågor och de administrativa delarna i verksamheten. Jag samverkar med flera olika aktörer, både internt och externt. Kunderna står alltid i fokus och arbetet styrs av att skapa bästa möjliga förutsättningar för dem. Är prestigelös, har lätt för att kommunicera och samarbeta och har hög servicekänsla.
Nyutexaminerad IT-administratör med erfarenhet av kundtjänst. Redo att ta hand om beställningar och hantering av IT-utrustning, fysisk och digital support av datorer och annan IT-utrustning samt tillhörande administration. Van användare av Windows 10 och 11 och erfarenhet av Office 365. Har goda administrativa egenskaper, analytisk förmåga och god telefonvana.
Välorganiserad och tålmodig administratör assisterar och ger service till chefer, kollegor, kunder och besökare. Arbetar dels som receptionist, dels med bokföring, fakturering och följesedlar. Serviceinriktad typ som gillar att ha många bollar i luften.
Exempel på arbetslivserfarenhet som administratör
Att skriva om arbetslivserfarenhet i ett cv hör till det viktigaste, men också till det svåraste.
I det här avsnittet beskriver man tidigare tjänster och erfarenheter på ett trovärdigt sätt vilket ska lägga grunden till en ansökan eller anställningsintervju.
Kom ihåg att det inte ska vara en simpel uppräkning av arbetsuppgifter. I stället bör avsnittet belysa din kompetens genom att beskriva bedrifter, framgångar och utmaningar, t. ex hur du upptäckte, analyserade och löste problem. Var specifik när du beskriver dina bedrifter i punktform.
Ansvarade för företagets administration.
Arbetsuppgifterna omfattade att förbereda ärenden, ta fram information ur databaser, självständigt författa brev och sammanställa rapporter, kalla till möten, föra protokoll, göra inköp, sköta bokningar och beställningar samt katalogisera.
Om du söker ditt allra första jobb har du praktikerfarenhet som räknas. Visa exempel på hur din kompetens och ditt ansvar har ökat under praktikens lopp.
Om du använder det vanliga kronologiska cv-formatet, lista dina jobb i omvänd ordning med din nuvarande tjänst först. Glöm inte att anpassa dina beskrivningar efter nyckelorden i platsannonsen.
Administratör jourplaceringar, Trelleborgs kommun Trelleborg
December 2021 - Nuvarande
- Rekrytering av familjehem, jourhem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner
- Hantering av avtal och underlag för ekonomi.
- Registrering och viss dokumentation i det interna verksamhetssystemet.
- Ger administrativt stöd i handläggnings och beslutsprocesserna.
- Olika typer av kontorsuppgifter som hantering av dokumentation, utskick m.m.
Löne- och HR-administratör, TT-Line Trelleborg
Augusti 2020 - November 2021
- Hanterade frågor från anställda gällande lön, semester, pension etc.
- Skötte dialog med externa parter.
- Skötte administration och kontroll kring förmåner och annat som är kopplat till lön.
- Hjälpte till med administration inom HR, exempelvis arkivering av anställningsavtal.
- Utförde gängse kontorsuppgifter.
Exempel på färdigheter som passar en administratör
För att trivas i rollen som administratör behöver du vara noggrann, strukturerad och kvalitetsmedveten. God samarbetsförmåga, att vara strukturerad och ha ett stort serviceintresse är också viktiga egenskaper.
De färdigheter som du presenterar i ditt cv gör det enkelt för personalchefen eller rekryteraren att skumma igenom dokumentet och upptäcka dina talanger.
- Noggrann
- Strukturerad
- Kvalitetsmedveten
- God samarbetsförmåga
- Stort serviceintresse
- God telefonvana
- Excel
- Office
- Digitala stödsystem
Utbildning administratör
Utbildningsavsnittet i ditt cv ska vara en tydlig översikt av dina examina i omvänd kronologisk ordning. Om du har en högre akademisk titel kan du hoppa över gymnasiet.
Grundutbildning finns inom gymnasieskolan på exempelvis Försäljnings- och serviceprogrammet, som är ett yrkesprogram. Utbildningskraven för administratörer varierar beroende på roll och inriktning. Till vissa tjänster kan det krävas utbildning på högskolenivå. Lämpliga utbildningar kan även finnas inom Yrkeshögskolan.
Administratörens arbete kräver ständig vidareutbildning i data, språk och ekonomi. Det är en fördel att komplettera sin utbildning med exempelvis marknadsföring, layout, juridik eller kunskaper om informationsteknologi och informationssökning.
Strategisk kommunikation, 180 hp, Lunds Universitet, Lund
Augusti 2017 - April 2020
Försäljnings- och serviceprogrammet, Söderslättsgymnasiet, Trelleborg
Augusti 2013 - Juni 2016
Layout och design i ett cv åt en administratör
Tumregeln är att dokumentets design inte ska stå i vägen för informationen. Prydligt och lättläst är viktiga nyckelord för ditt cv. Det första intrycket kommer att hänga kvar, så se till att det blir bra. Du vill fånga och hålla kvar läsarens uppmärksamhet.
Tänk på att ha:
- Lättläst kontaktinformation
- Tydligt rubricerade avsnitt
- Varierande radlängd för ett luftigt intryck
- Konsekvent teckenstorlek och typsnitt
- 2,5 cm marginaler på alla sidor
Undvik:
- För mycket eller för starka färger
- Stora textblock
- Kolumner och tabeller
- Information i sidhuvud och sidfot
Spara alltid ditt cv som pdf-fil. Vårt intuitiva cv-verktyg uppmanar dig att göra det för att undvika formateringsproblem som kan uppstå med olika ordbehandlingsprogram. Dubbelkolla sedan att justering, punktlistor och mellanrum stämmer.
Profil
Välorganiserad och tålmodig administratör assisterar och ger service till chefer, kollegor, kunder och besökare. Arbetar dels som receptionist, dels med bokföring, fakturering och följesedlar. Serviceinriktad typ som gillar att ha många bollar i luften.
Arbetslivserfarenhet
Administratör jourplaceringar, Trelleborgs kommun Trelleborg
December 2021 - Nuvarande
- Rekrytering av familjehem, jourhem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner
- Hantering av avtal och underlag för ekonomi.
- Registrering och viss dokumentation i det interna verksamhetssystemet.
- Ger administrativt stöd i handläggnings och beslutsprocesserna.
- Olika typer av kontorsuppgifter som hantering av dokumentation, utskick m.m.
Löne- och HR-administratör, TT-Line Trelleborg
Augusti 2020 - November 2021
- Hanterade frågor från anställda gällande lön, semester, pension etc.
- Skötte dialog med externa parter.
- Skötte administration och kontroll kring förmåner och annat som är kopplat till lön.
- Hjälpte till med administration inom HR, exempelvis arkivering av anställningsavtal.
- Utförde gängse kontorsuppgifter.
Färdigheter
- Noggrann
- Strukturerad
- Kvalitetsmedveten
- God samarbetsförmåga
- Stort serviceintresse
- God telefonvana
- Excel
- Office
- Digitala stödsystem
Utbildning
Strategisk kommunikation, 180 hp, Lunds Universitet, Lund
Augusti 2017 - April 2020
Försäljnings- och serviceprogrammet, Söderslättsgymnasiet, Trelleborg
Augusti 2013 - Juni 2016
Ditt cv är nyckeln till drömjobbet. Du har utbildning, erfarenhet och kompetens. Och vi på cvkungen.se har ett bibliotek på över 350 cv-exempel, mallar, layoutförslag och skrivguider som hjälper dig att presentera dig själv på bästa möjliga sätt.
Om du inte vill ägna någon tid alls åt design, låt cvkungen.se hjälpa dig. Använd en av våra expertdesignade cv-mallar.
