Som arkitekt vet du förstås hur viktigt det är med överskådlighet, tydlighet och noggrannhet. Men trots det känner du kanske inte till vilka grundläggande delar ett personligt brev ska bestå av. Det är:
- Rubrik
- Hälsningsfras
- Inledning
- Brödtext
- Avslutning (sammanfattning och ”call-to-action”).
Vår omfattande guide för personliga brev ger allmänna råd om hur du ska gå tillväga för att sammanställa ett personligt brev. Nedan hittar du specifika råd om hur du kan optimera varje specifikt avsnitt så att det blir så effektivt som möjligt.
Rubrik
Syftet med rubriken högst upp på sidan är att snabbt och prydligt presentera ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Ditt namn bör i allmänhet ha störst font. Det visar att du har självförtroende och gör det lättare för läsaren att komma ihåg dig.
En returadress, förr i tiden absolut nödvändig, kan utelämnas i denna digitala tidsålder. Men om du vill kan du ta med din postadress eller åtminstone nämna stad eller kommun (eller kanske det land du bor i). Rubriken är också en unik möjlighet att lägga till en smula kreativitet – resten av sidan består enbart av svart text. Du kanske vill ha med ett foto och en lätt färgklick, men tänk på att rubriken aldrig ska vara skrikig eller prålig.
Syftet med rubriken: Uppge dina viktigaste kontaktuppgifter på ett överskådligt sätt. Spara krusidullerna till brödtexten i ditt brev.
Hälsningsfras
Påbörja inte ditt personliga brev med ”Hej [företagets namn]”, utan försök vara så personlig som möjligt. Ta reda på vem personen är som kommer att läsa ditt personliga brev och vad hon eller han heter. Förr i tiden var det viktigt med titlar och fullständiga namn, men numera är vi (i Sverige) inte lika formella. ”Hej [+ namn]” är det mest informella sättet att börja brevet.”Bästa” plus för- (och efternamn) fungerar i de flesta fall också bra. Men om du är osäker, välj en något formellare inledning.
Bästa Måns Tallgren,
Syftet med hälsningsfrasen Din hälsning sätter tonen för resten av brevet, så det är en bra idé att hålla sig på den formella sidan.
Inledning
Nu är det dags att börja presentera dig. Inledningen är ett kort avsnitt som består av en eller två lite provocerande meningar som drar uppmärksamheten till sig. Här anger du dina personliga mål med jobbet och en kort förhandstitt på din erfarenhet och dina kvalifikationer. Det är viktigt att välja rätt tonfall - djärv och självsäker, men samtidigt professionell och artig.
Syftet med inledningen: Väcka mottagarens uppmärksamhet tidigt med ditt viktigaste budskap. Så får du arbetsgivaren eller rekryteraren att vilja fortsätta läsa.
Under fem år har jag arbetat som planarkitekt/stadsplanerare för Järfälla kommun. Kommunens arkitekturpolicy är ett verktyg för att uppnå god gestaltad livsmiljö.
Brödtext
I det centrala avsnittet av ditt personliga brev ska du ”växla upp”. Här kan du presentera din utbildning och eventuell fortbildning och certifikat som du skaffat dig, men viktigast av allt är att lyfta fram relevant arbetslivserfarenhet. Var så specifik som möjligt och använd dig av fakta och siffror. Till exempel antalet byggnader du har ritat eller viktiga projekt som du deltagit i. Använd gärna anekdoter om dina tidigare bedrifter - till exempel ovanliga utmaningar du stått inför, hur du löste dem och vilka positiva resultat du uppnådde.
Mot slutet av ditt brev kan du gå vidare med en bredare presentation av dina färdigheter och passioner, kanske diskutera nya utmaningar som du skulle vilja ta på dig i framtiden och hur du är beredd att ta itu med dem.
Syftet med brödtexten i ditt personliga brev: Beskriva processen och hur du arbetar med kunder för att säkerställa ett framgångsrikt projekt, vad gäller estetik, funktion och budget.
Mitt uppdrag var huvudsakligen att jobba med stadsplanering inom detaljplaneprocessen vilket innefattar framtagande av stadsbyggnadsförslag, upprättande av digitala detaljplaner, upprättande av kvalitetsprogram för gestaltning och hållbarhet, analyser i GIS, skissande med penna på papper eller digitalt.
Det var en tajt organisation där jag fick möjlighet att påverka den omfattande stadsutveckling vi var mitt uppe i. I Järfälla ska 14.000 bostäder, 10.000 arbetsplatser och två tunnelbanestationer byggas de närmaste 15 åren. Vid sidan om den snabba utvecklingen ska befintliga värden bevaras och utvecklas inför kommande generationer. Järfällas samhällsbyggande ligger i verklig framkant med självkörande bussar koldioxidberäkning på kommunal nivå och en handlingsplan för att nå klimatneutralitet till 2030.
Jag är utbildad till planarkitekt vid Tekniska Högskolan i Stockholm och har ett personligt engagemang för hållbar stadsutveckling och planering samt digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen. Jag har stor erfarenhet av att använda digitala verktyg i arbetet och bidrar gärna till mer digitaliserade processer. Jag är initiativtagande och deltar gärna i diskussioner om vad som är god stadsbyggnad.
Jag har verkligen trivts bra på denna inspirerande och utmanade arbetsplats. Lyckliga familjeomständigheter gör dock att jag nu lämnar Stockholm och söker nya utmaningar i norra delarna av landet.
Tjänsten på Kiruna kommun passar mig som handen i handsken och jag ser fram emot att få delta i stadsflytten - en projekt som saknar motstycke i världen.
Avslutning och underskrift
Det sista avsnittet bör vara både en sammanfattning av det du redan berättat samt en entusiastisk ”call to action” - en uppmaning av ta kontakt med dig.
Syftet med detta avsnitt: Berätta för din framtida arbetsgivare varför du är rätt person för jobbet och motivera din förfrågan om att få komma på intervju.
Jag hoppas att jag har presenterat min bakgrund på ett engagerande sätt och ser fram emot att gå in på detaljer under en intervju.
Med vänlig hälsning,
Anders Fransson
Den här typen av uppmaning till en fortsättning visar att du menar allvar och är beredd att ta nästa steg. Din förfrågan bör vara självsäker, men inte påträngande.
