Små beslut och smarta metoder kan göra stor skillnad när det gäller att hantera tid på ett effektivt sätt. Även om det kan ta några veckor och vara mentalt ansträngande att skapa nya beteenden och vanor, kommer det att vara till din fördel under resten av dina arbetsdagar.
Så vad är effektiv tidshantering?
Om du har en klar uppfattning om vart du vill komma i livet, blir det inte svårt att fokusera på tidshanteringsuppgifter som hjälper dig på vägen.
Att fokusera på en uppgift kräver alltid en hel del mental energi, men det är mycket lättare att samla ihop mentala resurser om man ser helheten framför sig. Om vissa uppgifter inte bidrar till en ljusare framtid, tycker du kanske att de inte förtjänar samma fokus (om det gäller väldigt få uppgifter, överväg att skaffa ett annat jobb). Du kan sedan rättfärdiga de aktiviteter du prioriterar för dem som kanske undrar varför du inte tar itu med allt som hamnar på ditt bord - var konsekvent när du prioriterar så kommer du bli känd som någon som alltid blickar framåt.
Om du säger "nej" tillräckligt många gånger, kommer gränserna att börja luckras upp. Så länge som dessa gränser inte hindrar dig från att göra ditt jobb, eller andra att göra sitt, kommer det att skapa manöverutrymme. Säger du å andra sidan ”ja” till allt och alla, kommer kraven på dig och din tid att mångdubblas från alla håll.
Det är inte så lätt att skapa en sådan självsäkerhet, men du måste ta hand om dig själv. Och den strikta tidshanteringen kommer sedan – som av sig självt - se till att du ställer upp för andra när det verkligen gäller. Slå vakt om din tid och behåll kontrollen över hur din dag ser ut. Folk kommer då att uppskatta den tid du spenderar på dem och de kommer inte att be dig göra något som inte kräver din speciella uppmärksamhet.
Distraktioner kan få din tidshantering att spåra ut på två sätt: de stjäl uppmärksamhet från den uppgift du håller på med och du behöver tid och energi att fokusera på uppgiften på nytt (då du troligen tappar koncentrationen igen på vägen).
Undvik att skjuta upp saker, flytta telefonen utom räckhåll och tala om för dina kolleger att du är otillgänglig ett tag. Vi tappar lätt fokus när vi är uttråkade eller frustrerade - håll tankarna på uppgiften, men se till att du inte heller jobbar för länge med en och samma sak, annars kommer du lätt bli distraherad. Distraktioner är en förbannelse för effektiv tidshantering - ge dem inte en chans.
Nyckeln till effektiv tidshantering är att sätta sina egna behov först. Så fort du börjar tänka på andra, blir det komplicerat eftersom du omöjligt kan förstå deras prioriteringar lika bra som dina egna.
”Jag är min egen mästare” är en otroligt stärkande fras. Sätt upp dina egna mål, belöna dig själv regelbundet och håll koll på dina framsteg. I de flesta teams betyder ”framgång för en, framgång för alla”. Självfallet är det också viktigt att känna ansvar för teamet, men sätt dig själv i första rummet.
Närhelst du läser råd om psykisk hälsa måste du bedöma informationen utifrån din egen synvinkel och din egen livssituation. Råd om att hantera stress som fungerar för en person kanske inte fungerar för en annan. Stress kan störa din tidshantering, men att hantera dina bekymmer på ett otillräckligt sätt kan göra saken värre.
Att få sig lite frisk luft, promenera, träna, prata med en vän, utöva en hobby eller helt enkelt lyssna på musik är olika bra sätt att slappna av på. Vad du absolut ska undvika är att stressen ökar, oavsett hur upptagen du är.
Att vara organiserad och följa tidshanteringsrutiner är bra, men omständigheterna kan förändras och du måste inse när saker och ting inte längre fungerar (så bra). Om du märker att du börjar kämpa, ta reda på vad det beror på.
Vad är grundorsaken till tidshanteringsproblemet? Har det med dig själv att göra eller finns det en extern faktor inblandad? Effektiv tidshantering beror på många faktorer, så ta dig tid att tänka över vad som har förändrats.
Även om effektiv tidshantering till stor del handlar om att utveckla rutiner och hålla fast vid dem, är nyckeln till varaktig framgång att vara flexibel. Justera (delar av) rutiner som inte längre funkar.
Du har kanske flyttat till ett annat arbetslag som värdesätter att få saker gjorda på möten och som försöker undvika enskilda beslut. I så fall blir det plötsligt viktigt att förbereda sig extra väl inför ett möte. Det kan hända att din nya chef föredrar ett planeringsmöte i månaden istället för i veckan. Du måste passa in i deras schema.
Dessa tidshanteringstips är inte bara nyttiga för din yrkeskarriär. Du har bara begränsad tid på denna jord, och ingen vet exakt hur lång tid, så gör det bästa du kan av ditt liv. Tid är dyrbar - använd den klokt.
De tidshanteringsförmågor som vi delade med oss av ovan var framförallt ”beteendemässiga” och följaktligen inte så lätta att mäta, men det finns också tidshanteringsförmågor som är organisatoriska till sin natur och därför lättare att kvantifiera.
De är också lättare att beskriva i ett cv och målar därför upp en bild av din förmåga att hantera tid. Vad har du för tidshanteringsförmågor, sett ur ett organisatoriskt perspektiv?
Att använda sin energi och intelligens till de allra viktigaste uppgifterna kännetecknar framgångsrika människor. Analysera hur du spenderar din tid och granska vilka aktiviteter som bidrar till dina mål. Minska sedan på allt annat som inte gör någon skillnad. Behåll fokus genom att göra det som är viktigast.
Det är lätt att fördela uppgifter till folk omkring dig, men om du istället för att fundera på vem som kan göra vilken uppgift, försöker komma på vem som skulle tjäna på att utföra den, kan du mycket få en mer mottaglig publik. Alla vill utvecklas och om de får uppgifter som hjälper dem på vägen, då blir saker och ting gjorda.
Hur du handskas med din tidshantering och mäter effektiviteten av din tid på jobbet kommer att avgöra om du är verkligt effektiv eller inte. Visst, att ha rätt attityd kommer att vara till hjälp, men om din planering är dålig spelar attityden ingen roll. Då blir inget gjort. Om saker och ting tar för lång tid, ska du antingen sänka kvaliteten eller delegera.
Att analysera hur ditt team fungerar tillsammans är viktigt, men det är ingen enkel sak att se till att varje individuellt arbetssätt kombineras väl med varandra. Om du har en mängd olika tidshanteringsstrategier blandade i ett lag kan det ta lite tid att lösa problem, men det kommer att vara värt det. Ett team som strävar åt ett och samma håll och i samma tempo är ett team som får saker att hända. Det är särskilt viktigt för projektledare.
Stark skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga är en fördel när du ska förklara dina tidslinjer och förväntningar för andra. Om du behöver deras stöd, så vet de var du står. Eller om någon annan står i vägen för att du ska få något att hända, hjälper det om du talar om det för dem på ett artigt sätt och i god tid. Då kommer problemen snabbt att lösas.
Att dela upp din tid i grupper av liknande aktiviteter är ett bra sätt att behålla fokus och undvika att tankarna flyger och flänger. Om du har en månads recensioner att skriva, blockera en morgon eller en dag åt det. Det finns inget värre än att slösa bort tio eller femton minuter mellan olika uppgifter eftersom det tar så lång tid att komma igång med något nytt.
Det kan kännas bra att göra flera saker samtidigt, men gör du verkligen allt efter bästa förmåga? Att behöva göra om något för att du inte gav det din fulla uppmärksamhet kommer bara att ta mer tid. Avsluta först en uppgift innan du påbörjar nästa, så kommer du att bli imponerad av hur mycket du kan uppnå.
Gillade du detta innehåll? Besök vår sida med CV-exempel och skapa den bästa CV:n för dig.