Kontorstjänstemän är bra på enkel och koncis kommunikation. De vet att allt som är komplicerat sannolikt kommer att missförstås. Det gäller även formatet på deras personliga brev. Rätt väg att gå för en kontorist – enkelt och okomplicerat:
Bästa Lilian Fransson,
Under mina studier praktiserade jag som kontorist på ett antal olika reklambyråer och sedan min examen för ett år sedan har jag vidare breddat min kompetens på en framstående contentbyrå. Jag har nu ett brett spektrum av kunskaper inom en bransch där man alltid kan behöva ett par extra händer. På kontoret där jag för närvarande arbetar är jag den som ansvarar för grafisk design, jag sammanställer PowerPoint-bildspel och står för grundläggande copywriting. Jag bifogar ett urval av mitt arbete som hjälpte företaget att ta hem tiotalet nya uppdrag.
Jag ser mig själv som social person och en hjälpsam och engagerad kollega. Även om jag hittills varit den minst erfarna personen på kontoret kommer de kreativa proffsen ofta till mig för att bolla idéer och förslag. Jag är duktig på att lyssna - under mitt senaste medarbetarsamtal fick jag höra att 96 % av mina kollegor "värderar att prata med mig."
Jag är stolt över att vara extremt välorganiserad och befinna mig mitt i centrum på ett företag med 50–75 personer. Om jag inte vet vad som händer på kontoret, då gör ingen annan det heller. Jag undersöker rutinmässigt nya utvecklingar inom teknikområdet för att möjliggöra smidiga operativa processer. Jag stimulerar medarbetarna att omfamna effektivitet. Jag vet att du behöver en person som kan föra samman människor. Jag kan hjälpa till med det.
Min erfarenhet av det ekonomiska omfattar inköp, orderhantering, leveranser, grundläggande redovisning och sammanställning av finansiella rapporter för vecko- och månadsvisa ledningsmöten. Jag behärskar Excel och andra gängse mjukvara som används på kontoret.
Jag vill gärna berätta hur jag kan göra skillnad för dina anställda och kan när som helst göra mig tillgänglig för en intervju.
Med vänlig hälsning,
Johanna Bäck
En kontorist kommer antagligen vara mån om att sticka ut från mängden eftersom det troligen finns konkurrenter till varje ledig tjänst. Men rubriken är inte rätt plats att försöka göra det. Välj en funktionell stil och ta med det viktigaste: ditt fullständiga namn, din e-postadress och ditt mobilnummer. Se till att du anger dessa kontaktuppgifter både här och i ditt cv – du vet aldrig när du kan bli inbjuden till intervju.
Du förväntas inte visa din fullständiga hemadress högst upp i brevet, och du bör inte heller ta med arbetsgivarens mottagaradress. Det tar bara upp värdefullt utrymme och är en relik från en tid då brev skickades med snigelpost.
Att använda en lämplig hälsningsfras borde inte vara svårt för en kontorist som har att göra med så många olika människor varje dag. ”Hej!” är den absolut vanligaste hälsningsfrasen på svenska, även i formella brev. Utropstecken är vanligast, men komma eller även punkt kan vara lämpligt om du vill ge ett mer dämpat intryck. Det går också bra att börja med ”Bästa” + för- och efternamn.
Om du inte vet namnet på personalchefen kan du överväga att ringa företaget för att ta reda på det. Då kan du också passa på att ställa eventuella allmänna frågor till receptionisten, men se till att inte slösa bort deras tid. Om du inte lyckas hitta namnet på mottagaren, och inte vill börja med ett enkelt ”Hej” kan du eventuellt skriva ”Bästa [företagsnamn]team”.
Inledningen i ditt personliga brev måste fånga din framtida chefs uppmärksamhet. Det finns så många vardagliga detaljer om jobbet som andra kandidater kommer att ta upp, så ha självförtroendet att presentera några av dina mer ovanliga bedrifter. Ge intrycket av att du kan göra alla standard uppgifter och att du alltid försöker tillföra mervärde utöver vad som förväntas. Visa relevanta uppgifter och kvantifiera dina bedrifter.
Under mina studier praktiserade jag som kontorist på ett antal olika reklambyråer och sedan min examen för ett år sedan har jag vidare breddat min kompetens på en framstående contentbyrå. Jag har nu ett brett spektrum av kunskaper inom en bransch där man alltid kan behöva ett par extra händer. På kontoret där jag för närvarande arbetar är jag den som ansvarar för grafisk design, jag sammanställer PowerPoint-bildspel och står för grundläggande copywriting. Jag bifogar ett urval av mitt arbete som hjälpte företaget att ta hem tiotalet nya uppdrag.
Det är lätt att fylla brödtexten mitt i det personliga brevet med för mycket detaljer och inte tillräckligt med personlighet. De flesta kontorister kan utföra sina uppgifter på en passande nivå, men det är din personlighet och utstrålning som verkligen gör skillnad för dina kollegor. Med smittsam entusiasm kommer man sannolikt långt när det gäller att höja moralen på arbetsplatsen.
Visa upp din inställning och förklara för din framtida chef hur det är att arbeta med dig. Det är okej att använda en rad beskrivande adjektiv här. Det är svårt att bevisa den här typen av egenskaper, så använd de mest specifika och fantasifulla ord du kan. De handlingsverb som du använder för att beskriva dina prestationer kommer också att hjälpa till.
Kvantifiera effekten av ditt arbete med kontext och siffror. Visa att du är engagerad att mäta och förbättra det du gör. Bästa möjliga resultat kommer först när du vet vad du behöver förbättra – visa att du bryr dig om din utveckling.
Jag ser mig själv som social person och en hjälpsam och engagerad kollega. Även om jag hittills varit den minst erfarna personen på kontoret kommer de kreativa proffsen ofta till mig för att bolla idéer och förslag. Jag är duktig på att lyssna - under mitt senaste medarbetarsamtal fick jag höra att 96 % av mina kollegor "värderar att prata med mig."
Jag är stolt över att vara extremt välorganiserad och befinna mig mitt i centrum på ett företag med 50–75 personer. Om jag inte vet vad som händer på kontoret, då gör ingen annan det heller. Jag undersöker rutinmässigt nya utvecklingar inom teknikområdet för att möjliggöra smidiga operativa processer. Jag stimulerar medarbetarna att omfamna effektivitet. Jag vet att du behöver en person som kan föra samman människor. Jag kan hjälpa till med det.
Min erfarenhet av det ekonomiska omfattar inköp, orderhantering, leveranser, grundläggande redovisning och sammanställning av finansiella rapporter för vecko- och månadsvisa ledningsmöten. Jag behärskar Excel och andra gängse mjukvara som används på kontoret.
Även om du kanske vill dela med dig av ett sista exempel på bedrifter är det ändå bäst att avsluta med att betona hur gärna du vill ha tjänsten och var den hör hemma i din karriär. Att vara kontorist är ofta ett tufft jobb med relativt hög omsättning av anställda, så det är viktigt för arbetsgivaren att du stannar kvar ett tag.
Var inte rädd för att avsluta med att säga att du gärna vill berätta mer under en potentiell intervju. En sådan ”call to action” bör vara hoppfull och inte förmäten – du kan omöjligt veta vem du kommer att jämföras med. Ta en titt på vårt exempel på avslutning här:
Jag vill gärna berätta hur jag kan göra skillnad för dina anställda och kan när som helst göra mig tillgänglig för en intervju.
Med vänlig hälsning,
Johanna Bäck